В данной статье разобраны наиболее частые моменты, возникающие вместе с вопросом "как перевести работника на удаленную работу", а именно:

• Как организовать удалённое место сотрудника – техническая сторона
• Информационной безопасности удалённого рабочего места
• Контроль работы удаленных сотрудников
• Система контроля и учета рабочего времени сотрудников

Самый привычный рабочий процесс на предприятии и вообще в любой организации – когда в определённое рабочее время все сотрудники приходят на свои рабочие места и выполняют служебные обязанности согласно штатному расписанию. Это совершенно необходимо на предприятиях, где используется технологическое или производственное оборудование и присутствие оператора необходимо.

Но в настоящее время, особенно в офисах, проектных организациях, юридических конторах и других компаниях, где в качестве основного инструмента используется компьютер, физическое присутствие сотрудника может быть необязательно.

Особенно актуально использовать удалённое размещение рабочих мест там, где сотрудники тратят много времени по пути на работу и домой, в случае нахождения в командировке или, что теперь стало актуальным, при введении режима карантина.

Естественно, что каждый способ организации бизнес-процесса имеет свои плюсы и минусы, которые учитываются при его выборе, как основного, в зависимости от конкретных обстоятельств.

Удалённая работа сотрудников имеет следующие преимущества:

• При объявлении карантина из-за вирусного заболевания или другой возможной критической ситуации в стране или регионе, например стихийное бедствие, предприятие не закрывается, а продолжает работать. Бизнес-процесс не прерывается.
• Сотрудники не тратят личное и рабочее время на перемещение между домом и работой или между производственными объектами.
• Сотрудники сами выбирают более удобное и плодотворное время для выполнения своих обязанностей.

Другой, часто затратной, стороной такой организации бизнес-процесса являются следующие факторы:

• Техническая организация удалённого рабочего места.
• Контроль работы удалённых сотрудников.
• Обеспечение информационной безопасности удалённого рабочего места.
• Организация учёта рабочего времени сотрудника, работающего удалённо.
• Создание принципов организации труда, дисциплинирующих и мотивирующих деятельность сотрудника в условиях расслабляющей домашней обстановки.

С преимуществами всё понятно. Остальные задачи организации удалённого рабочего места тоже имеют решения. На них в этой статье и остановимся. Итак, подпорядку, рассмотрим, как перевести сотрудника на удалённую работу, организовать контроль сотрудников, работающих удалённо и, наконец, как организовать учёт рабочего времени сотрудников на удалёнке.

Техническая организация удалённого места сотрудника, работающего на компьютере

Возможны три варианта:

• Сотрудник использует свой домашний компьютер полностью автономно. Никакой информационной связи с сетью предприятия не имеется. Все задания выполняются на компьютере, а обмен информации происходит через внешние ресурсы, например облачные сервисы (google drive, яндекс диск, mail.ru облако, ...), почтовые серверы, и т.д.
  
  Особенно удобны в этом случае будут Google документы и таблицы. Они позволяют одновременно работать с информацией нескольким работникам, без каких либо пересылок. Однако, важно уделить внимание режиму доступа к документу. Лучше всего, если доступ будет предоставлен сотруднику с привязкой к его email. Его можно указать, нажав кнопку "Настройки доступа".
  
  Для постановки задач и контроля их выполнения можно использовать системы на подобии trello. Для работы со списками клиентов - CRM системы, такие как amoCRM, bitrix24.
  
  Минус этого варианта - не все корпоративные ресурсы можно держать в облаке (и не все безопасно). Кроме того, сотруднику придется иметь у себя на компьютере весь набор необходимого для работы программного обеспечения. Лицензии на некоторое ПО стоят слишком дорого, чтобы приобрести их еще и на каждый личный компьютер работников.
• Для сотрудника создаётся подключение VPN до локальной сети. В этом случае он работает, как полноценный пользователей сети предприятия, имея доступ ко всем, доступным для него ресурсам. Развернуть VPN сервер можно на базе серверной операционной системы, либо через специальные сервисы.
  
  В этом случае вопрос доступа к ресурсам решен, хотя по прежнему есть вопросы к безопасности их использования. Работник может что-то к себе на личный компьютер скопировать. Кроме того, также остается открытым вопрос специфичного ПО, требуемого для работы.
• Для сотрудника создаётся удалённый доступ к его рабочему компьютеру, подключенному в локальную сеть предприятия. Вариантов много, можно использовать, как бесплатные -Удалённый рабочий стол Windows, так и платные, например, TeamViewer или AnyDeck. Точнее, они платны для коммерческого использования, а для частных лиц - тоже бесплатны. Сотрудник при этом получает обычный доступ к информации в сети предприятия, который разрешён для его рабочего компьютера.

Организация информационной безопасности удалённого рабочего места

Известно, что утечка конфиденциальной информации за периметр предприятия может нанести непоправимый финансовый или имиджевый ущерб, поэтому вопросу устранению угроз утечек информации придаётся очень большое значение.

Угрозы информационной безопасности предприятия носят внешний и внутренний характер. Внешние угрозы в виде хакерских, вирусных и прочих атак устраняются при помощи антивирусных программ и правильной настройки сетевого оборудования. Внутренние угрозы создают сами сотрудники предприятия своими неумышленными, случайными или намеренными действиями. Конфиденциальная информация попадает в общий или конкретно чужой доступ из сети предприятия через компьютер пользователя с использованием веб ресурсов, почты, облачных сервисов. Для борьбы с внутренними угрозами используются системы DLP, примером которой может быть продукт LanAgent.

Рассмотрим организацию информационной безопасности во всех трёх случаях удалённых рабочих мест.

• Сотрудник использует свой домашний компьютер автономно. В этом случае внешняя безопасность заключается в подготовке и установке на его компьютер антивирусного программного обеспечения и использовании стойких паролей + грамотной настройки прав доступа к ресурсам для обмена информацией в команде.
  
  Для контроля деятельности сотрудника с целью устранения внутренней угрозы необходимо установить на его компьютер (разумеется, с его письменного согласия) агентскую часть программы LanAgent. Серверная часть программы устанавливается на контролирующий компьютер в сети предприятия, который должен иметь проброс порта с роутера (имеющего статический адрес). Программа LanAgent контролирует все открытия программ, посещаемые веб ресурсы, сделает копии файлов, отправляемых на внешние носители и принтер. Функции снятия скриншотов с экрана монитора и контроля нажатий клавиш клавиатуры позволяют полностью мониторить все действия пользователя. Компьютер сотрудника при этом, разумеется, должен быть подключён к сети Интернет. Хотя бы эпизодически.
• Сотрудник работает через VPN подключение. В этом случае от внешних угроз информацию защищают меры принятые в локальной сети предприятия. Ликвидация внутренних угроз решается аналогично первому случаю. Так же необходимо письменное согласие сотрудника на установку у него агента программы, а передача данных на сервер LanAgent будет осуществляться через сеть VPN и локальную сеть предприятия.
• Сотрудник работает через удалённый доступ к своему рабочему компьютеру. Защита от внешних угроз осуществляется установкой сложных паролей (в идеале, содержащих произвольные символы разных регистров), закрытием в фаерволе всех лишних портов, регулярной проверкой ПК антивирусом, а также своевременным обновлением самих программ удаленного доступа.

Для защиты от внутренних угроз достаточно установить агентскую часть программы LanAgent на рабочий компьютер сотрудника. В этом случае она может быть установлена и без ведома его самого, так как рабочий компьютер не является его личной собственностью, а принадлежит предприятию и предназначен для решения только производственных вопросов. Информация о деятельности пользователя при этом будет поступать на сервер программы с рабочего компьютера через локальную сеть предприятия.

Ну, вот, осталось решить последний по счёту, но, отнюдь, не последний по важности вопрос учёта и контроля рабочего времени сотрудника, работающего удалённо.

Контроль и учёт рабочего времени сотрудников на удалённом рабочем месте

Вряд ли стоит много говорить о том, что от эффективности работы каждого сотрудника зависит прибыльность бизнеса, и задача каждого собственника и руководителя заключается в постоянном повышении производительности труда. А это невозможно без учёта и контроля рабочего времени сотрудников.

В этом щекотливом и тонком вопросе возможно несколько подходов.

Во-первых, работник может выполнять задания сдельно, то есть, получать оплату за конкретно выполненные и финансово или повременно пронормированные задания. Например, копирайтер получает зарплату за количество написанных слов, страниц или знаков, проектировщик – за выполненный объём проектных работ и т.д.

Во-вторых, для работников, которым невозможно пронормировать задание, но, которые «в доверии», то есть реально не обманывают работодателя, и при этом работают автономно или через VPN, можно на компьютер установить специальный продукт LanAgent, который будет фиксировать только начало и окончание работы при клике на специальные иконки программы.

В-третьих, для всех работников, использующих автономную работу или VPN подключение, можно использовать специальный продукт LanAgent, предназначенный, как раз для учёта рабочего времени в этих случаях. Программа зарегистрирует начало и конец работы, отследит использованные программы и посещённые сайты, снимет скриншоты с экрана монитора, зафиксирует нажатия клавиш на клавиатуре. Этого вполне достаточно для контроля работы и учёта рабочего времени на рабочем месте.

В случае подключения удалённого компьютера к рабочему компьютеру через программу удалённого доступа, то полный учёт рабочего времени и контроль за деятельностью пользователя осуществит продукт LanAgent Standard для небольших предприятий 50-80 пользователей или LanAgent Enterprise для предприятий с любым числом компьютеров.

Аналитические возможности программы обеспечивают и учёт времени работы пользователя компьютера в продуктивных (предназначенных для выполнения служебных обязанностей) и непродуктивных программах, а, также время посещения продуктивных и непродуктивных веб ресурсов. Полезна и интеллектуальная функция сигнализации о нестандартной деятельности пользователя, заключающейся в превышении активности по копированию информации или отправлению документов на печать от среднестатистической. Это может предотвратить намеренную утечку конфиденциальной информации.

Заключение.

Таким образом, при принятии решения организовать удалённое рабочее место для сотрудников, можно применить рекомендации этой статьи, а использование программного продукта LanAgent позволит в комплексе решить задачи предотвращения утечек информации и контроля и учёта рабочего времени как при стационарном, так и при удалённом размещении сотрудников, работающих на компьютерах.