Выбираете как вести контроль и мониторинг печати на принтер?


Контроль печати документов часто становится головной болью руководителя или ИТ специалистов в организации:

• как подсчитать затраты на печать документов?
• как выявить сотрудников, использующих принтеры в личных целях?
• как снизить затраты на расходники за счет сокращения нецелевой печати?
• как предотвратить кражу важной информации в виде напечатанных документов?
• Как же на самом деле выбрать простую и надежную систему контроля печати.

Мы дадим ответы на эти вопросы!

Также вы можете ПОПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО ПРОГРАММУ КОНТРОЛЯ ПЕЧАТИ.

Содержание:

• С чего начать аудит печати
• Что важно учесть при выборе системы контроля печати
• Как происходит контроль печати в организации, что и куда поставить
• дополнительные возможности, которые сильно упростят вашу задачу

Обратите внимание, контроль печати – это лишь одна из функций LanAgent.

Это полноценный продукт, подходящий как просто для снижения затрат на расходники в компании (экономии), так и обнаружения и предотвращения кражи важной информации.

С чего начать аудит печати

Очевидно, что первое, что требуется сделать, это определить начальное состояние.
Чек лист может выглядеть так:

• 1). Определить сколько и каких принтеров сейчас используется в организации.
• 2). Оценить текущие расходы на бумагу и заправку принтеров по бухгалтерским документам.
• 3). Подсчитать стоимость печати одной страницы (например, исходя из ресурса картриджа и стоимости его заправки, а также стоимости листа бумаги)
• 4). Выяснить каким сотрудникам принтеры доступны и на сколько выбор принтеров соответствует задачам. Печать на некоторых принтерах обходится дороже.

В случае небольших компаний эти этапы можно сократить просто до подсчета текущих расходов и прикидкой стоимости печати каждой страницы.

Следующий шаг – это оптимизация расходов на печать. Для этого вам потребуется выяснить какие отделы или конкретные сотрудники печатают больше других. И как много среди напечатанных документов не относящихся к работе. Или проще говоря, личных.

Для этого вам уже потребуется программа контроля печати.

Что важно учесть при выборе системы контроля печати

Первое: софт контроля за печатью документов должен уметь кроме определения количества страниц и копий в напечатанных документах еще определять название документа и имя принтера на который отправлено задание.

В идеале также и программу, из которой задание направлено. Это поможет даже при беглом первичном анализе выявить нецелевую печать.

И работать это должно при любом принтере!

Важно! Многие программы мониторинга печати работают только с локальными принтерами (подключенными непосредственно к компьютеру, с которого печатают). Вам же может потребоваться учет и сетевых и «расшаренных» принтеров.

«Расшаренные» принтеры – это принтеры, подключенные к какому-то компьютеру и к ним открывается общий доступ.

Именно поэтому в LanAgent мы учитывали все типы принтеров.

Подсчет статистики печати поможет определить кто печатает больше и оценить затраты и потери. Однако, не всегда по названию документа понятно что именно в нем содержится.

Например, напечатан «Документ1» на 50 страниц.

Что это было?

Какая-то важная информация по работе или пару глав творчества Дарьи Донцовой для чтения в транспорте?

Опять же так можно распечатать и базу клиентов и другую конфиденциальную информацию.

Поэтому мы подходим ко второму критерию: система контроля печати должна сохранять изображение напечатанных документов.

И делать это в том формате, в котором вы его сможете просмотреть!

Это ловит вам сразу двух зайцев: и нецелевую печать помогает достоверно выявить и попытку передачи коммерческой информации конкурентам обнаружить.

Именно поэтому, LanAgent обязательно делает копии напечатанных документов и сохраняет их в pdf формате.

Третий важный момент: система должна сама предупреждать вас о нестандартной активности.

Это будет полезно как при выявлении нецелевого использования принтеров, так и для защиты важной информации.

Что это может быть за нестандартная активность:

• печать документов в нерабочее время (когда на месте нет коллег, которые могут увидеть)
• печать слишком большого количества страниц или документов (больше чем человек делает обычно)
• обнаружение ключевых слов в названии документов или их содержимом

Скорее всего, у вас не так много свободного времени, чтобы постоянно контролировать сотрудников. Поэтому, важно чтобы система давала вам знать, когда следует обратить особое внимание.

Для этих целей в LanAgent реализованы и все указанные выше алгоритмы обнаружения подозрительных действий, и уведомления о них администратора программы.

Как происходит контроль печати в организации, что и куда поставить

В составе программного комплекса LanAgent две части. Модуль слежения, который ставится на компьютеры сотрудников. И серверная часть, которая ставится на отдельный ПК.

При отправке работником документа на печать, программа это зафиксирует и сохранит параметры и изображение документа.

История печати выглядит вот так:





Дважды щелкнув на интересующей строке можно просмотреть изображение документа.

Анализ кто и сколько печатал можно провести в такой форме:

Дополнительные возможности, которые сильно упростят вашу задачу

Контроль печати – это лишь одна из функций LanAgent.

Для обнаружения недобросовестных сотрудников будет также полезна функция контроля состава оборудования. Она предупредит вас, если работник снимет с компьютера планку оперативной памяти или отключит видеокарту и принесет из дома другую попроще.

Предотвращению утечки важной информации помогут контроль файлов, копируемых на съемные накопители или в интернет, а также снимки экрана монитора.

ПОСМОТРЕТЬ ПОЛНЫЙ СПИСОК ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПРОГРАММЫ

EMAIL ДЛЯ СВЯЗИ С НАМИ SALES@LANAGENT.RU