Одной из самых ощутимых для корпораций перемен, последовавших за пандемией COVID-19, стало появление целого слоя сотрудников, работающих частично или полностью дистанционно. Хорошо отлаженные бизнесы, как правило, перенесли эти изменения без фатальных последствий. И всё же проблема эффективности работы сотрудников и контроля за ней в таких условиях приобретает поистине новые измерения. Это касается и технических задач, и психологических аспектов, связанных с переменой отношения к работе в «домашних условиях».

Топ-менеджеры справедливо полагают, что хорошо поставленный контроль способен существенно повысить эффективность работы сотрудников.  Но нужно понимать, что прогресс требует усилий, а иногда и преодоления сопротивления.

Важные аспекты организации удалённой работы

При организации удаленной работы сотрудников важны:

• Отслеживание нахождения сотрудника на рабочем месте и его активности в рабочее время. 
• Учёт длительности рабочего времени и опозданий.

Существуют системы (системы учета рабочего времени), способные определить, ведётся ли на компьютере сотрудника работа или же он просто включен, а сотрудник занимается другими делами.

Также важен контроль за работающим на компьютере сотрудника ПО и открытыми web-страницами. Система учета рабочего времени отслеживает на какие web-ресурсы  заходит сотрудник и какую информацию он там ищет.

Кроме того, она подразделяет открытые на ПК сотрудника программы на категории: продуктивные, непродуктивные, контрпродуктивные. Помимо этого существует возможность контроля за коммуникациями сотрудников, которые тоже могут использоваться не по назначению и отнимать рабочее время.

Следующий важный пункт - мониторинг информационных каналов и деятельности, ведущейся на компьютере. Такие системы предотвращают передачу определённых типов данных через мессенджеры,  электронную почту, распечатку их на принтере, сохранение на портативные носители или в облачные хранилища.

Важны при контроле также: снятие скриншотов рабочего стола, запись изображений и звука при помощи веб-камер и микрофона, отслеживание речевых диалогов в мессенджерах, анализ речи.

Уникальные возможности программ контроля удаленной работы

В возможности некоторых систем входит обработка и анализ информации. Например, можно отслеживать последовательности действий, каждое из которых безобидно само по себе, но в совокупности они представляют опасность. Например – сотрудник распечатывает список клиентов, а затем через короткий срок заходит на ресурс по поиску работы. Каждое из этих действий само по себе безобидно. Однако вместе они могут означать, например, желание сотрудника непросто уйти из фирмы, но и увести за собой часть клиентов.

Существует, например, программа контроля удаленной работы предлагающая такую любопытную функцию, как анализ клавиатурного почерка. Он помогает выявить сотрудников, работающих на компьютере в нетрезвом состоянии. Есть ПО, которое, по уверению авторов, путём анализа общения сотрудников в мессенджерах и почте может определить степень усталости сотрудника и необходимости отправить его в отпуск, или выявить того, кто планирует вскоре уволиться, иногда, якобы, даже в тех случаях, когда сам человек ещё не признался себе в этом.

Контроль сотрудников, работающих из дома

Координация работы удалённых сотрудников – задача достаточно нетривиальная. И, как ни парадоксально на первый взгляд, стартапы и некрупные компании зачастую куда лучше подготовлены к её решению, чем куда менее «маневренные» крупные корпорации, не говоря о госструктурах. Этим гигантам зачастую нужно преодолеть ещё и психологический барьер перед ситуацией, когда сотрудники только представляют результаты работы и получают задания, не находясь «в поле зрения» физически.

Здесь встаёт тонкий вопрос о возможности контроля за работой сотрудника из дома. Суть его в том, что используемые для этих целей программы нередко нужно ставить на личные гаджеты работников.  Это может выглядеть как нарушение приватности. В данном случае правильной политикой будет прежде всего открытость – установка должна производиться с ведома и согласия сотрудника, важно объяснение персоналу целей таких действий.

Выводы

Как и всё в нашем мире, системы мониторинга удалённой работы сотрудников имеют свои положительные и теневые стороны.

К их плюсам следует отнести возможность оценки продуктивности работы (контроль качества удаленной работы), эффективности использования рабочего времени и многих других параметров в реальном времени и в динамике, а также их последующего анализа. Что помогает выстраивать тактику и стратегию работы с персоналом.

Основным же минусом подобных решений является психологический дискомфорт работников. И это может быть очень существенным недостатком. Ведь психологическое отторжение ведёт к потере мотивации, а она в свою очередь – к снижению, иногда – просто радикальному - производительности труда.

Вывод достаточно очевиден – системы мониторинга за удалённой работой сотрудников – действенное и весьма сильное средство ведения бизнеса. Но как и со всяким сильнодействующим решением основным залогом успеха будет соблюдение меры. Какова она – необходимо решать исходя из реалий каждого конкретного предприятия.

Сервисы контроля удалённо работающих сотрудников

LanAgent

Программа, которая прекрасно справляется с задачей контроля удаленной работы сотрудников. Конечно, осуществить грамотный надзор за работой персонала, выполняющего задачи в офисе, вы также сможете, установив LanAgent. И можете быть уверены, независимо от географической удаленности персонала и его количества, вы всегда получите полный отчет обо всем, что происходило на рабочем ПК в течение всего рабочего дня.

Компания ООО «Нетворк Профи», являющаяся разработчиком программы, учла все пожелания и запросы руководителей организаций различной направленности и представила продукт (программу LanAgent), способный удовлетворить все основные запросы по контролю сотрудников, работающих дистанционно.

Примеры внедрения программы и результат

Как программа LanAgent поможет осуществить контроль

Контроль персонала с помощью сервиса LanAgent подразумевает открытость действий, то есть предполагается, что удаленный сотрудник, на ПК которого будет установлена программа, заранее должен быть предупрежден о том, что все его действия за компьютером будут тщательно отслеживаться. Вся информация будет представлена руководству в виде простых и понятных отчетов, на основе которых можно сделать выводы об эффективности деятельности работника, о нарушениях трудовой дисциплины, а также о его потенциально опасных для организации действиях, к примеру, «сливу» важных данных конкурентам.

Какие еще актуальные функции имеет программа LanAgent?

 - Кейлоггер (или клавиатурный шпион).

С помощью этой функции программа перехватывает нажатия клавиш на рабочем компьютере сотрудников. Это может быть переписка в корпоративной почте, общение в мессенджерах, набор текста, а также системные нажатия клавиш.

- Отслеживание запуска и завершения программ на ПК, а также мониторинг активной деятельности

Если раньше руководители не могли провести полный мониторинг деятельности работы персонала, то с помощью программы учета рабочего времени это стало сделать проще простого. Допустим, если раньше нерадивые сотрудники, не выполняющие в полном объеме задачи, просто уходили от ответственности, указывая в отчетах, что все рабочее время было потрачено с пользой, то сейчас они не могут это сделать. ЛанАгент зафиксирует не только время включения рабочего компьютера, не только время открытия той или иной программы, но и отследит поминутно, в какой программе работал, на каком сайте находился, или в каком мессенджере сотрудник общался.

Кроме всего прочего стоит отметить, что сервис дает возможность заблокировать сайты или программы, открытие или установка которых на рабочий ПК несет угрозу безопасности организации

- Перехват содержимого буфера обмена

Очень значимая функция программы. С ее помощью руководство увидит, какие файлы, текст или изображения копировались в буфер обмена. Особенно важна данная функция в случае копирования работником конфиденциальной информации, например, контактной информации, клиентской базы и т.д.

- Снятие скриншотов экрана

Полную картину деятельности сотрудников, находящихся на дистанционке, помогут составить скриншоты экрана. Руководитель может самостоятельно задать периодичность снятия снимков, а также выбрать уровень качества и размер изображений.

- Мониторинг экранов мониторов удаленных ПК работников в реальном времени

- Удаленный доступ

 - Перехват сообщений из различных мессенджеров

 - Мониторинг действий в корпоративной почте

 - Мониторинг подключения/отключения носителей информации (USB накопители, жесткий диск)

 - Видеозапись и выполнение снимков с веб-камер, а также аудиозапись

 - Мастер отчетов

Здесь представлена лишь часть функций программы, более подробно ознакомиться с функционалом вы можете здесь.

Программа имеет 15-дневную ознакомительную версию. Платная версия зависит от набора функций и количества компьютеров, за которыми будет осуществляться контроль.

Подписка на 3 месяца за 1 компьютер - от 77 руб/мес.

Обратите внимание: у LanAgent еще имеется бессрочная лицензия! Все обновления в течение года бесплатны, также имеется техническая поддержка на русском языке.

CrocoTime

Программа осуществляет контроль качества удаленной работы, отслеживает используемые на компьютерах программы и открываемые ресурсы. Создает отчёты о рабочем дне сотрудника за машиной и формирует учётные табели. Кроме того, CrocoTime позволяет проводить анализ бизнес-процессов фирмы, определять количество человеческих и ременных ресурсов, вкладываемое в конкретные проекты, находить слабые места в стратегии бизнеса.

Доступна в двух версиях – локальной и в облаке. Цена на первую определяется в каждом случае индивидуально, а вторая стоит для одного рабочего места порядка 250р. в месяц. Пробный период бесплатен.

Bitcop

ПО позволяет осуществлять полный контроль за рабочим временем персонала. Программа мониторит посещение интернет-ресурсов, отслеживает поисковые запросы, создаёт с определёнными временными промежутками скриншоты монитора компьютера, следит за использованием программного обеспечения.

Имеет возможность блокировки сайтов – например, соцсетей, а кроме того, инструменты для предотвращения информационных утечек. Отличительной особенность является также возможность делать сервис невидимым для конечного пользователя – то есть сотрудника.

Также как и предыдущая программа, имеет облачную и локальную версии. Бессрочная лицензия для локального использования обойдётся покупателю в 3300 рублей, а подключение к облаку – 210 руб/мес. для каждого абонента. Есть и бесплатный вариант облака, но он ограничен возможностью работы только с одним сотрудником.

StaffCop

Формирует для каждого работника табель времени, периодически скриншотит экран монитора, отслеживает сетевую активность. Может отправлять уведомления о нарушениях непосредственно на вашу электронную почту. Позволяет подключение к компьютерам сотрудников для онлайн-мониторинга их действий.

Программ и сервисов, подобных перечисленным немало, что позволяет найти и выбрать вариант, оптимальный именно для вас.

Организация контроля работы удалённых сотрудников

Единого для всех решения, безусловно, не существует – у каждого бизнеса своя специфика, начиная с размера и заканчивая производимой продукцией. Если удалённо у вас трудятся два-три работника, смысл создавать сложные системы неочевиден. Будет достаточно регламентированного рабочего общения через обычный мессенджер или даже соцсеть.

На большой фирме нужен уже иной подход к контролю за сотрудниками. Он может строиться, например, следующим образом:

• утренние планёрки через видеозвонки в мессенджере
• проверка контрольных точек проектов с помощью таск-менеджера
• дополнительный контроль за работой в ходе текущего делового общения с сотрудниками онлайн в режиме реального времени

Оценить достоинства и недостатки любого метода можно главным образом в ходе его практического использования. Чтобы не нарушать радикально привычный ход работы и не вызывать психологического дискомфорта – переходите к любой схеме контроля поэтапно, на каждом этапе оценивая удобство работы системы для себя и работников, а также показатели производительности труда.