Хотите всегда быть в курсе того, что происходит внутри вашей компании? Тогда вам просто необходимо грамотно наладить внутренний контроль сотрудников. Контроль действий работников играет огромную роль в достижении целей и оптимизации всех бизнес-процессов. Какие способы контроля наиболее актуальны в 2024 году – расскажем в нашей статье.
Почему важен внутренний контроль персонала
Судя по социологическим опросам сотрудников различных организаций, оплачиваемое рабочее время эффективно используется ими лишь частично. Так, к примеру, многие наемные работники отмечают, что после начала рабочего дня приступать к выполнению задач может не каждый, обычно требуется время «на раскачку», это может быть беседа с коллегой о том, как прошел вчерашний вечер, чтение новостной ленты или кружечка кофе для бодрости.
Послеобеденное время также используется не на все 100%. Плюсом ко всему в течение рабочего дня могут возникнуть «более интересные» дела, отвлекающие сотрудников от выполнения прямых обязанностей (разговоры по телефону, просмотр развлекательных роликов и т.д.). Итак, складывается такая картина: из положенных восьми рабочих часов сотрудники активно трудятся лишь 3-4 часа, то есть половину
А ведь ВСЁ это время работодатель оплачивает из собственного кармана!
Но и это еще не все. Думаем, никто не удивится, узнав, что практически в каждой крупной организации есть работники, которые активно трудятся, но…на свое собственное благо. То есть, они просто подрабатывают.
Еще одним мотивом для усиления внутреннего контроля являются риски различного типа, которые могут нанести ущерб организации, сюда, например, относятся риски кражи ценных данных, риски «слива» информации по неосторожности и другие.
Именно поэтому так необходим внутренний контроль, он сэкономит нервы, средства и время каждого руководителя компании.
Что включает в себя внутренний контроль
Внутренним контролем принято называть определенные меры и процедуры, осуществляемые органом управления компании или иными сотрудниками для того, чтобы иметь полноценную информацию относительно выполнения определенных задач: рациональное использование рабочего времени, эффективность деятельности сотрудников, достоверность финансовой отчетности, снижение рисков.
Процесс создания системы контроля включает в себя:
- Создание документальной базы, в которой отражается разделение полномочий. Также сюда входят должностные инструкции и регламенты.
- Разделение уровней ответственности и обязанностей каждого члена рабочего коллектива.
- Постановка задач и мониторинг их выполнения и другие.
- Управление сотрудниками.
- Контроль эффективности работы.
- Управление рисками.
- Учет рабочего времени и другие.
Если два первых пункта требуют личного участия руководства, то следующие пункты вполне возможно автоматизировать. Автоматизация дает огромный ряд преимуществ, экономит время и нервы руководства. При этом программы контроля – это объективный инструмент, показывающий то, как обстоят дела в реале.
Как контролировать сотрудников и вести учет рабочего времени с помощью программ?
Конечно, всегда есть вариант проведения внутреннего контроля лично руководителем, но это очень трудоемкая задача, поэтому внедрение в компании специального программного обеспечения всегда играет на руку органам управления.
Разберем ситуацию на примере программы ЛанАгент. Она создана для контроля действий, трудящихся за ПК, ведь учет рабочего времени персонала состоит из двух основных задач: мониторинга эффективного использования оплачиваемых часов сотрудниками и контроля дисциплины.
Отслеживание начала работы, активности, простоев и ее окончания
Кто-то скажет, что отслеживать начало работы и ее окончание определенным сотрудником можно, полагаясь на данные пропускной системы в здание, но здесь кроется одно «но», не факт, что, пройдя проходную, сотрудник приступит к выполнению своих должностных обязанностей. Чаще всего между отметкой в проходной и началом работы проходит немало времени. При внедрении программы ЛанАгент таких «пробелов» не будет, руководитель будет всегда в курсе, в какое время была начата работа.
Также есть возможность отследить простои в работе, прогулы, ранний уход с рабочего места или, наоборот, переработку.
Внутренний контроль использования рабочих часов
ЛанАгент следит за любыми действиями персонала за ПК 24/7. Вы можете узнать, как выполнялась задача, с использованием каких ресурсов, и в какое время. Какие дополнительные источники информации привлекались, какие переговоры велись и так далее.
Также и в противоположном ключе: вы всегда можете увидеть, сколько времени работник отлынивал от выполнения производственных задач, сколько минут он потратил на просмотр новостей, на общение с друзьями в чате или мессенджере.
Сотрудник подрабатывает на себя? Вы это также сможете вычислить с помощью ЛанАгент.
Переговоры с клиентами в рамках выполнения задач, переговоры с конкурентами, направленные на «слив» конфиденциальных данных с целью наживы – все это также не ускользнет от внимательного взгляда программы.
Какие еще инструменты LanAgent полезны для организации внутреннего контроля
Программа не только отслеживает все действия сотрудников за компьютерами, но и своевременно уведомляет об этом руководство. Сообщения приходят на электронную почту с необходимой периодичностью.
Также программа включает ряд инструментов:
- Скриншоты экрана. Вы можете настроить время фиксации экрана компьютера работника, чтобы знать, что именно он делал в тот или иной момент.
- Кейлоггер, запоминающий любые нажатия клавиш на клавиатуре.
- Перехват буфера обмена. Эта функция особенно актуальна в случае копирования какой-либо важной информации для последующего ее распространения/получения прибыли, работы на конкурентов и т.д.
- Контроль времени работы. Графики, предоставляемые ЛанАгент, помогут отчетливо увидеть полную картину рабочего время, в какое время было запущено то или иное приложение, когда было закрыто. А также вы узнаете сколько часов, минут и секунд сотрудник провел на сайте, в чате и т.д.
- Вся документация, которая распечатывается на принтере, подключенном к ПК, также учитывается. Плюсом программа может посчитать затраты на печать (например, при нерациональном использовании принтера или при печати в личных целях).
- Не хотите, чтобы сотрудники заходили на определенные сайты или не запускали игры/приложения? ланАгент предоставляет возможность блокирования любых ресурсов, мешающих активной и безопасной работе сотрудников
- Если скриншоты экранов для вас малоинформативны, вы можете воспользоваться инструментом просматривания экранов компьютеров в реальном времени, так как все ПК объединены между собой в единую сеть и руководитель может в любой нужный момент подключиться к любому компьютеру.
- Если к компьютеру сотрудника был подключен съемный носитель, ЛанАгент также зафиксирует это действие. Также руководитель может ввести запрет на копирование файлов на флешки и иные носители.
- Все сообщения в мессенджерах, чатах, соцсетях, электронной почте учитываются, запоминаются и отражаются в отчетах.
- Все поисковые запросы в течение рабочего дня также отслеживаются.
- Если член рабочего коллектива совершает потенциально опасные для компании действия, например, связанные с информационной безопасностью (пытается отправить по почте ценные данные), то администратор программы получает об этот своевременное уведомление.
- Если сотрудник удалил в течение рабочего дня важные файлы, это также зафиксирует программа.
- Также начальник может в любой момент отправить на ПК сотрудника сообщение.
- Есть возможность видеозаписи экранов компьютеров (при подключенной камере) и аудиосообщений (при подключенном микрофоне). Это особенно ценно при рассмотрении спорных ситуаций, связанных со звонками.
Кому, кроме руководителя полезна программа
То, что руководитель получает в руки массу инструментов, помогающих оптимизировать внутренний контроль, мы уже сказали.
Кроме начальника, полезна программа для системных администраторов и сотрудников службы безопасности. ЛанАгент позволят увидеть все, что происходит внутри системы и снизить в разы риски утечки важных данных.
Примеры использования программы
Случай 1
Как внутренний контроль помог повысить производительность компании
Ланагент был внедрен на компьютеры многопрофильного медицинского центра. Изначально у руководства были сомнения по поводу того, оставить коллектив в полном составе, либо уводить самых нерадивых работников.
За определенный период была собрана информация по всем сотрудникам. Внутренний контроль показал, что, в принципе, с планом работ справлялись все, просто у определенной части коллектива оставалось достаточно свободного времени, которое они тратили на браузерные игры и общение по личным вопросам.
Для увеличения мотивации сотрудников была пересмотрена система оплаты, в результате чего работники перестали тратить время впустую, а все время использовали для роста прибыли компании. Итог – прибыль в следующем месяце выросла на 17 процентов.
Случай 2
Как с помощью внутреннего контроля руководитель вернул клиентов
Руководитель торгово-монтажной компании обратился к нам с просьбой установки на ПК сотрудников ЛанАгент. По его словам за последнее время по какой-то причине часть потенциальных клиентов перешли к конкурентам, отказавшись от услуг его фирмы. Сам руководитель склонялся мысленно к тому, что причина кроется в деятельности одного из менеджеров. Но обычные методы внутреннего контроля не давали результата. Поэтому было решено автоматизировать это процесс. Мы установили следящий модуль на все ПК персонала.
Сам руководитель, основываясь на данных ПО, делал анализ полученной информации еженедельно. На первом этапе он через поиск «пробил» названия фирм-конкурентов, к которым ушли потенциальные клиенты, выделив несколько продавцов, в переписке которых встречались названия. Затем он просмотрел «вручную» детали переписок. Выяснилось, что два работника упоминали конкурентов в целях сравнения, то есть это были рабочие моменты.
Один сотрудник упоминал конкурентов с целью незаконного заработка, то есть он делал ком.предложения на специальном бланке конкурирующей фирмы и совершал рассылку посредством личной почты.
Также еще один член трудового коллектива не «левачил», но хамски разговаривал с потенциальными клиентами, что, по всей видимости, могло послужить их уходу к компании-конкуренту.
Вполне логично, что в связи с открытием этих фактов и со сложившейся ситуацией руководитель предпринял ряд определенных действий по отношению к сотрудникам. Все результаты проделанной работы нам не известны, однако нам известно, что с того времени такой явный отток клиентов прекратился, а часть из них получилось вернуть, так сказать, «по горячим следам».
Случай 3
Как сотрудники за деньги работодателя работали в личных интересах
На ПК одной из компаний был установлен модуль ЛанАгент. Нужно сказать, что, в принципе, работа в этой проектной организации шла быстрыми темпами, сотрудники не только активно трудились в положенные им часы, но и, порой, выходили работать в выходные дни или задерживались после окончания рабочего дня на несколько часов. Естественно, руководитель оплачивал им эту переработку по нашему законодательству.
И все бы ничего, если бы однажды руководитель перед тем, как оплатить очередную переработку чисто из интереса не заглянул в отчет ЛанАгент и не ознакомился с деталями.
И в целом все выглядело вполне понятно, персонал в часы переработки на самом деле работал в чертежных программах. Однако, в одном их таких чертежей взгляд руководителя заметил фамилию и ИП сотрудника вместо названия его фирмы.
И тут-то все встало на свои места. При более тщательном изучении информации, предоставленной ЛанАгент, выяснилось, что все эти часы переработки сотрудники трудились только на себя, выполняя заказы от других клиентов, а получали деньги и от клиентов, и от своего прямого работодателя одновременно.
В организации были проведены разбирательства, и по итогу 5 проектировщиков было уволено.
Случай 4
Когда с помощью ЛанАгент удалось найти «крысу»
В одной из фирм, занимающихся проектной деятельностью, возник деликатный вопрос: нужно было найти того, кто сливает информацию. У руководства было подозрение, что это дело рук заместителя генерального директора по финансовым вопросам. Поэтому сотрудник ИИ этой фирмы обратился к нам.
На компьютеры компании был установлен следящий модуль ЛанАгент и внутренний контроль стал более автоматизированным. Поскольку модуль работает в скрытом режиме, то никаких подозрений он не вызвал.
По итогам собранной за три недели информации выяснилось, что этот сотрудник при переписке в личной почте с неизвестным контактом передавал информацию о важных тендерах.
Также модуль ПО вычислил номер телефона этого лица.
Естественно, что в организации начались разбирательства этого дела. Всех подробностей мы не знаем, однако доподлинно нам известно, что этот зам. В организации больше не числится.
Случай 5
Как удалось вычислить нерадивого сотрудника ВУЗа
К нам обратился руководитель методического отдела для установки следящего модуля. Дело в том, что один из методистов вызывал подозрения, он часто срывал сроки, в ечение которых нужно было сдавать рабочие программы, а также руководителю стали поступать звонки из коллекторских агенств, которые требовали надавить на подчиненного с целью выплат его долгов.
Мы установили следящий модуль на ПК методиста, и уже через пару дней картина стала ясна: сотрудник печатал на ПК ВУЗа экзаменационные билеты и за денежное вознаграждение передавал их студентам. Плюсом ко всему выяснилось, что данный работник в оплачиваемые часы работал на себя, то есть печатал «левые» курсовые и рефераты, получая доп. деньги.
При обнаружении всех перечисленных нарушений основную роль сыграли инструменты внутреннего контроля: кейлоггер и функция скриншотов экрана.
Это несколько примеров из огромного опыта применения программы нашими клиентами.
Программа для внутреннего контроля сотрудников – сколько стоит?
Стоимость одной бессрочной (вы можете пользоваться ей без срока ограничения) лицензии LanAgent Enterprise – 2700 рублей.
Даже если вы используете ее для внутреннего контроля всего на протяжении года, то в день ее цена составит всего 7,4 рубля, это, как вы, наверное, успели заметить, ниже стоимости одного пакетика чая.
Часть наших клиентов пользуется ПО ЛанАгент уже более шестнадцати лет!
Для тех, кто желает протестировать программу, мы предлагаем скачать бесплатную полноценную версию ПО на 2 недели по ссылке.
Мы всегда поможем скачать и настроить софт на ваших компьютерах. Также мы предоставляем техническую поддержку в течение всего срока работы программы.
Выбирайте лицензию соответственно количеству ваших сотрудников
После ее покупки вы получите:
• Полный комплект необходимых юридических документов
• Бесплатные обновления ПО в течение года с момента приобретения и скидка 60% на продление периода обновлений. Даже если решите продлить через 3 года или более.
• Тех.поддержку на русском языке
• Отечественную полнофункциональную программу
• Льготные условия перехода
• Плавающие лицензии (позволяют менять контролируемые ПК)
Вас может заинтересовать:
Как ограничить доступ в интернет
