Узнать, с кем переписываются сотрудники, хотел бы каждый второй руководитель. И тут дело не в любопытстве, а в желании узнать, насколько оптимально работники расходуют оплачиваемое время, и не происходит ли в момент переписки утечки ценных данных.
И это не касается переписки персонала компании в личном смартфоне, речь идет об общении на рабочем компьютере. Узнать это можно вполне легально с помощью специальных программ, о них мы расскажем подробно в нашей статье.
Законно ли проверять переписку сотрудников
Однозначно – да. Для легальности слежки необходимо совершить несколько шагов:
Во-первых, в трудовой договор необходимо внести дополнение - пункт о применении программы мониторинга, где обязательно стоит указать:
- собственностью организации является вся информация, которая обрабатывается на ПК компании,
- предприятие имеет все необходимые средства для исполнения этого положения,
- использование в личных целях техники организации недопустимо и вся деятельность за офисными компьютерами будет отслеживаться (включая переписки).
Во-вторых, сотрудники должны поставить подпись о том, что они ознакомлены с внедрением системы контроля.
Выполнив эти шаги, вы сведете к минимуму возможность перехвата персональных данных сотрудника.
Тех клиентов, которые остановили свой выбор на нашей программе контроля ЛанАгент, мы обеспечим (бесплатно) необходимым пакетом документов по реализации ПО (дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ руководства о внедрении программы, а также документацию, связанную с коммерческой тайной).
Как узнать о переписке, используя специальные программы
Рынок современного ПО насыщен программами, с помощью которых можно узнать, с кем переписывается сотрудник (да и любой другой человек).
Самые простейшие из них – кейлоггеры. Они просто запоминают любые нажатия клавиш на клавиатуре. ArdamaxKeylogger, Spytector, Actual Spy – вот названия некоторых кейлоггеров, которые вполне применимы для слежки за рабочим персоналом.
Следующий тип – DLP-системы. Это ПО призвано оградить предприятия от утраты важной информации. Системы ведут мониторинг работы сотрудников, начиная от фиксации и анализа переписки, заканчивая контролем и/или блокировкой ресурсов.
Применение полноценных DLP систем поможет контролировать переписку, но в большинстве случаев будет избыточным и очень, очень дорогим удовольствием.
Поэтому, эффективнее всего на сегодняшний день являются программы контроля действий сотрудников за компьютерами. О них расскажем подробнее.
Программы контроля действий сотрудников за ПК
Это ПО представлено в 2024 году, как российскими разработками, так и зарубежными их аналогами. Настоятельно рекомендуем пользоваться отечественным софтом, поскольку нынешняя политическая ситуация сказалась и на данной сфере: некоторые иностранные компании-разработчики перестали предоставлять обновление, некоторые – техподдержку и т.д. Наши же российские разработчики всегда на связи и всегда готовы помочь вам.
1. Программа LanAgent
Универсальный инструмент слежки за перепиской сотрудников. ПО не только фиксирует общение за офисными ПК, программа тщательно анализирует полученную информацию и предоставляет ее в виде отчетов.Кроме контроля переписки ЛанАгент выполняет ряд других задач, так или иначе связанных с мониторингом работы персонала за компьютерами.
Мониторинг можно вести за деятельностью сотрудников, выполняющих должностные обязанности в офисе, а также за теми, кто работает на удаленке.
Важно: программное обеспечение следит за сохранностью конфиденциальной информации, к примеру, оно может предупредить или препятствовать отправке важных сведений по электронке.
Что еще умеет программа
- Делает снимки экрана компьютера (скриншоты)
- С помощью кейлоггера запоминает все нажатия клавиш, включая логирование
- Перехватывает информацию, скопированную в буфер обмена
- Блокирует нежелательные приложения, сайты, программы, чаты, которые являются небозопасными
- Фиксирует время включения ПК, простоев, активной работы и его выключения
- Контролирует подключение к ПК съемных носителей, если требует того ситуация – блокирует копирование
- Дает возможность просматривать онлайн экраны ПК
- Делает запись видео- и аудиозвонков (при подключенных микрофоне и камере)
- Контроль печати на принтерах, если требуется – подсчет стоимости печати
- Запоминает кто, когда и с кем переписывался в любом из сервисов (в мессенджерах, соцсетях, чатах и т.д.)
- При выявлении потенциально опасных действий сотрудников, информирует вышестоящее руководство
- Мониторит все поисковые запросы в сети
- Дает возможность удаленного управления ПК
Данные будут собраны и сохранены, даже если сотрудник находится вне сети компании (например, на выезде или в командировке).
Если вы хотите протестировать программу в своей организации, можете воспользоваться бесплатным тестовым периодом сроком на 14 дней по ссылке на сайте.
Пример применения ЛанАгент на практике
В одной из компаний, которая уже несколько лет пользуется ЛанАгент, возникла спорная ситуация. Один из партнеров уверял, что сотрудник компании при общении в скайп указал неверные данные, вследствие чего компания-партнер понесла убытки.
Для решения вопроса была поднята вся полученная за время общения информация – переписки и голосовые сообщения в скайпе, в результате чего выяснилось, что специалист компании дал партнерам верные данные. Конфликт был исчерпан.
Если вы решите внедрить ПО в своей организации, разработчик окажет помощь по установке и настройке программы.
Другой пример применения:
За счет контроля переписки специалиста отдела продаж, было обнаружено много переписки с заказчиками через личную почту работника.
Детальный анализ показал, что сотрудник готовил почву для открытия своей компании. Он постепенно перевел общение с привлеченными им клиентами на личную почту и мессенджеры, в обход CRM системы компании. Затем, начал предлагать им провести сделку на более выгодных условиях, но с другой компанией.
Благодаря своевременному вскрытию этой схемы, уход большинства клиентов этого менеджера удалось предотвратить.
StaffCop
Узнать, с кем переписывается сотрудник, можно при помощи StaffCop. Как и ЛанАгент, это отечественная разработка. ПО работает в скрытом режиме. Собирает в течение рабочего дня данные, обрабатывает их и предоставляет руководству отчет по всем перепискам подчиненных.
Обладает необходимыми для слежки методиками анализа поведения пользователей за ПК. На любые инсайдерские угрозы реагирует немедленно.
Даже если сотрудник компании не находится в сети, программа все равно запоминает все его действия за компьютером.
Можно отслеживать, что пишет и кому пишет сотрудник, даже если они в данный момент не находится в офисе, а, например, в поездке.
Что еще умеет Staffcop
- Всю полученную за день информацию по систематизирует, анализирует и формирует отчеты, которые затем высылает руководителю
- Отслеживание слов-паролей при переписке, уведомление службы безопасности, если работники совершают подозрительные действия
- Оценка эффективности работы всего коллектива в целом и каждого в отдельности работника
- Блокировка сайтов, приложений и иных ресурсов (если они представляют из себя угрозу для безопасности)
Под каждую конкретную задачу система может подстроиться, расширив свои возможности
Программа Стахановец
В 2024 году в реестр отечественного ПО, способного довольно точно отслеживать переписки сотрудников, входит и программа «Стахановец».
Кроме слежки за общением в почте, чатах, на сайтах, софт помогает контролировать трудовую дисциплину и бизнес-процессы, повышая эффективность труда и безопасность компании.
Как и предыдущие виды программ, Стахановец в течение дня собирает информацию, проводит ее анализ, обработку, а затем предоставляет руководству.
Вся информация находится при этом внутри сервера организации.
Что еще умеет делать программа:
- Выявляет факты коррупции на предприятии
- Записывает голосовые сообщения и аудио-разговоры
- Фиксирует переписку в мессенджерах, приложениях и т.д.
- Помогает выявить внутри коллектива наиболее эффективных сотрудников и аутсайдеров
- Подсчитывает, сколько времени и на каком ресурсе провел тот или иной работник
- Имеется возможность настройки ПО под определенные отделы организации или же отдельных специалистов
- Выявляет подозрительные действия работников, предотвращает слив или утечку важных данных
Bitcop
Программа контроля действий сотрудников, которая запоминает все их действия за ПК. Софт не только контролирует коллектив работников, отслеживая переписки и выполняя ряд мер, но и стоит на страже ценных данных.
Функционирует Биткоп в скрытом режиме. Есть бесплатная версия программы для одного пользователя.
Читать переписки сотрудников с клиентами, коллегами и другими людьми программе помогает встроенный кейлоггер, он запоминает все нажатия клавиш, включая логирование.
В случае совершения персоналом потенциально опасных действий (например, попытки копирования важных данных на съемный носитель), ПО оповещает незамедлительно руководство.
Что еще умеет делать программа:
- Определять продуктивность каждого члена трудового коллектива
- Следить за соблюдением трудовой дисциплины (выявлять простои в работе, опоздания, ранний уход с рабочего места и т.д.)
- Контроль поисковых запросов, открытия сайтов, запуска приложений
- Ограничение просмотра потенциально опасных программ или же их полная блокировка
- С помощью ПО можно выявить работу сотрудников «на себя»
- Скриншоты экранов с заданной периодичностью
- Тайм-трекинг и другие
Actual Spy
Программа-шпион, с помощью которой также можно узнать, с кем переписывается сотрудник. Кроме всего прочего софт следит за сохранностью важных данных компании.
Помогает вести контроль работы и офисных работников, и удаленных.
Собирает всю информацию в скрытом режиме.
Все общение персонала организации в сети, в скайпе, соцсетях и других сервисах софт запоминает с помощью кейлоггера (клавиатурного шпиона).
Чем может быть еще интересна программа
- Отслеживание копирования файлов в буфер обмена
- Анализ выполнения кпд всеми работниками
- Есть функция мониторинга изменения либо удаления файлов
- Фиксация всех действий на принтере (кто, когда и сколько распечатал)
- Есть возможность блокировки как переписок, так и запуска программ, открытия сайтов, чатов и иных продуктов, которые могут нанести вред безопасности организации, либо сервисов развлекательного характера.
Выводы
Если привести все вышесказанное к единому знаменателю, стоит сказать о том, что узнать, с кем переписывается сотрудник, используя современное ПО несложно. Главное – грамотно подойти к внедрению программы слежки, то есть – сделать ее легальной.
При внедрении одного из продуктов, описанных выше, либо их аналогов, руководитель компании бонусом получает массу удобных и точных инструментов, способных сделать бизнес максимально эффективным!
Источник фото - сеть Интернет
Вас может заинтересовать:
Предотвращение утечек информации – способы и средства
