Неудивительно, что не все начальники убеждены в полной отдаче подчиненных во время работы за компьютером. И статистика только подтверждает эти сомнения: в рабочее время лишь 42% россиян полностью концентрируются на своих обязанностях, тогда как остальные отвлекаются на что-то иное, тратя от 10 до 70% времени не на прямые обязанности.
Основными "похитителями времени" являются общение с коллегами, в котором участвует 47% сотрудников, и интернет, который отвлекает 53% работников.
Для чего нужен контроль руководителя
1. Повышение эффективности работы
Правильная система контроля позволяет отслеживать выполнение текущих задач. Это помогает выявить слабые места, оптимизировать процессы , а также снизить затраты ресурсов и времени. Более того, своевременное обнаружение ошибок и отклонений от плана позволяет оперативно корректировать работу, что ведет к увеличению общей производительности.
2. Обеспечение прозрачности
Хорошо разработанная система контроля предоставляет информацию о текущем статусе выполнения задач и проектов в реальном времени. Это создает прозрачность в работе, что важно для всех звеньев производства. Руководители получают возможность объективно оценить прогресс и принять необходимые меры, а сотрудники могут видеть, насколько эффективно они работают и каких целей нужно достичь.
3. Снижение рисков
Система контроля помогает заранее выявить потенциальные риски и максимально их снизить, это могут быть риски потери репутации, финансов и т.д.
4. Улучшение заинтересованности персонала в работе
Если работники организации четко понимают, что их работа контролируется и оценивается объективно, это стимулирует их работать более усердно и качественно. Кроме того, хорошо налаженная система контроля помогает справедливо распределять вознаграждение и признание заслуг.
5. Обеспечение стандартизации
Система контроля помогает поддерживать единые стандарты работы. Это особенно важно для организаций, работающих в условиях строгой регламентации и сертификации. Стандартизация позволяет гарантировать стабильность и надежность предоставляемых услуг, что положительно сказывается на лояльности и заинтересованности партнеров по бизнесу и клиентов.
6. Улучшение планирования
Благодаря системе контроля, руководители имеют возможность точно предполагать, когда буде готов тот или иной проект. Это помогает эффективно распределить ресурсы и спланировать работу. Правильное планирование также способствует более гибкому реагированию на изменения внешней среды и адаптации к новым условиям.
7. Совершенствование управленческих решений
Качественная информация, полученная посредством системы контроля, позволяет руководителям принимать обдуманные и выверенные решения. Анализ данных дает понимание текущих тенденций, выявляет узкие места и дает возможность найти инструменты их исправления. Это помогает руководству принимать стратегические решения, которые будут способствовать долгосрочному успеху компании.
Чем опасно отсутствие контроля руководителя над подчиненными
Недостаток контроля со стороны руководства может иметь серьезные последствия для организации. Рассмотрим основные из них.
1. Потеря мотивации сотрудников
Отсутствие контроля может привести к снижению мотивации сотрудников. Без четко установленных целей и критериев оценки, работники не понимают, что именно от них ожидается и как будет оцениваться их труд. Это может привести к разочарованию и демотивации, что в конечном итоге отразится на качестве выполняемой работы.
2. Снижение эффективности работы
Отсутствие контроля ведет к отсутствию дисциплины и организованности. Сотрудники могут начать работать менее продуктивно, тратить больше времени на личные дела или заниматься деятельностью, не связанной с их непосредственными обязанностями. Это приводит к снижению общей эффективности команды и замедлению темпов выполнения задач.
3. Риск ошибок и недоработок
Если руководитель не контролирует процесс выполнения задач, увеличивается вероятность ошибок и недоработок. Сотрудники могут неправильно понимать поставленные задачи, выполнять их неполностью или неправильно. Это может привести к ухудшению качества продукции или услуг, а также к дополнительным затратам на исправление ошибок.
4. Потеря контроля над бюджетом
Отсутствие контроля может привести к неоправданным расходам. Если руководитель не следит за использованием ресурсов, сотрудники могут тратить деньги на ненужные вещи или превышать бюджет. Это может привести к финансовым потерям и затруднить планирование будущих расходов.
5. Возможные конфликты внутри коллектива
Отсутствие контроля может спровоцировать конфликты между сотрудниками. Если нет четких правил и норм поведения, люди могут начать соперничать за внимание руководителя или ресурсы.
6. Утрата доверия партнеров или клиентов
Если клиенты или партнеры заметят, что в организации отсутствует дисциплина и порядок, они могут усомниться в профессионализме и надежности компании.
7. Возможные проблемы с законом
При отсутствии контроля подчиненные могут нарушать законодательство страны, либо нормативные требования.
Методы контроля
1. Проверка документов и отчетов
Этот метод предполагает анализ документов и отчетов, предоставленных сотрудниками. Руководитель может проверять выполнение планов, отчеты о расходах, данные о продажах и другие важные документы. Это позволяет увидеть, насколько успешно выполняются поставленные задачи и каковы текущие показатели.
2. Личные встречи и беседы
Личные встречи и беседы с сотрудниками дают возможность получить обратную связь и обсудить возникающие вопросы. Руководитель может задавать вопросы, слушать мнения и предложения подчиненных, а также давать рекомендации и наставления. Такие встречи помогают поддерживать открытый диалог и улучшать взаимодействие в команде.
3. Система отчетности
Система отчетности включает регулярное предоставление информации о проделанной работе. Это может быть еженедельный, ежемесячный или ежеквартальный отчет, в котором сотрудники описывают свои достижения, трудности и планы на будущее. Такой метод контроля позволяет руководителю следить за ходом выполнения задач и вносить коррективы при необходимости.
4. Плановые проверки
Плановые проверки проводятся для оценки текущей ситуации на месте. Руководитель может посетить рабочие места сотрудников, проверить соблюдение стандартов и норм, а также оценить качество выполняемой работы. Это помогает выявить проблемы и найти пути их решения.
5. Система ключевых показателей эффективности (KPI)
KPI - это набор конкретных, измеримых показателей, которые используются для оценки эффективности работы сотрудников. Руководитель определяет ключевые показатели для каждого отдела или должности и следит за их выполнением. Это позволяет сравнивать результаты разных периодов и определять направления для улучшения.
6. Анкеты и опросы
Анкеты и опросы позволяют собрать мнения и пожелания сотрудников. Руководитель может использовать эти данные для анализа настроений в коллективе, определения сильных и слабых сторон работы команды и принятия мер для улучшения условий труда.
7. Внешние аудиты
Внешние аудиторы проводят независимый контроль работы организации. Они могут проверять соблюдение стандартов качества, правильность ведения документации, соответствие требованиям законодательства и другие аспекты. Результаты аудита помогают выявить недостатки и предложить пути их устранения.
8. Обратная связь от клиентов и партнеров
Мнения и отзывы клиентов и партнеров могут служить ценным источником информации для контроля работы подчиненных. Руководитель может анализировать жалобы, предложения и благодарности, чтобы понять, насколько успешно выполняются задачи и как можно улучшить сервис.
9. Ежедневные совещания
Ежедневные совещания или планерки позволяют держать руку на пульсе текущих дел. Руководитель может обсуждать текущие задачи, планы на ближайшее время и проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники. Это помогает быстро реагировать на изменения и корректировать действия команды.
10. Использование программного оборудования для контроля подчиненных
На этом пункте остановимся подробнее.
Современные программы контроля
ЛанАгент
LanAgent выполняет целый ряд задач, связанных с наблюдением за работой персонала за компьютерами. В том числе, и вести мониторинг переписки.
С помощью ПО можно следить за деятельностью сотрудников, исполняющих свои обязанности в офисе, а также за теми, кто трудится на удаленке.
Важно отметить, что программное обеспечение заботится о сохранности конфиденциальной информации, например, может предупредить или помешать отправке важных данных по электронной почте.
Какие инструменты контроля ПО дает руководителю и в чем их плюсы
1. Учет рабочего времени
LanaAgent позволяет вести учет рабочего времени сотрудников, фиксируя начало и конец рабочего дня, а также время, потраченное на выполнение конкретных задач. Это помогает контролировать продуктивность работников и оптимизировать распределение задач.
2. Мониторинг активности
Программа отслеживает активность сотрудников за компьютером, отмечая время, проведенное в программах и на сайтах. Это позволяет выявить неэффективное использование рабочего времени и принять меры для его оптимизации.
3. Контроль доступа к приложениям и сайтам
LanaAgent позволяет ограничивать доступ к определенным приложениям и сайтам, что помогает предотвратить отвлечение сотрудников на социальные сети, игры и другие нерабочие ресурсы.
4. Отчеты и аналитика
LanaAgent генерирует детальные отчеты о работе сотрудников, включая статистику по времени, активности и продуктивности. Это позволяет руководителям анализировать данные и принимать обоснованные решения по улучшению рабочих процессов.
5. Возможность работы через интернет
Программа доступна через веб-интерфейс, что позволяет управлять ею из любой точки мира. Это удобно для компаний с географически распределенными офисами и удаленными сотрудниками.
6. Безопасность данных
Программа защищена современными протоколами шифрования, что гарантирует конфиденциальность собираемых данных и предотвращает утечку информации.
7. Гибкость настройки
LanaAgent предлагает широкий спектр настроек, позволяющих адаптировать программу под специфические нужды каждой компании. Это включает настройку уровней доступа, создание собственных метрик и отчетов.
8. Техническая поддержка
Программа обеспечивает оперативную техническую поддержку, что помогает решать любые возникающие вопросы и проблемы.
Помимо слежения за перепиской, программа способна выполнять следующие функции:
- Делать скриншоты экрана компьютера;
- Регистрировать все нажатия клавиш, включая историю ввода паролей;
- Перехватывать данные, скопированные в буфер обмена;
- Блокировать небезопасные приложения, сайты, программы, чаты и прочие угрозы;
- Фиксировать время включения, простоя и выключения компьютера;
- Контролировать подключение съемных носителей и блокировать попытки копирования данных;
- Давать возможность просматривать экран компьютера в режиме реального времени;
- Записывать видео- и аудиозвонки (если установлены соответствующие устройства);
- Контролировать печать на принтерах, в том числе считать стоимость печати;
- Запоминать, кто, когда и с кем переписывался в любых сервисах (мессенджеры, соцсети, чаты и др.);
- Оповещать руководство о потенциально опасных действиях сотрудников;
- Мониторить все поисковые запросы в интернете;
- Давать возможность удаленного управления компьютером;
- Собирать и хранить данные даже при отсутствии подключения к сети компании.
Для желающих протестировать программу в своей организации предлагается бесплатный тестовый период на 14 дней по ссылке на сайте.
StaffCop
StaffCop - софт, предназначенный для того, чтобы руководитель мог оптимально отслеживать действия персонала на рабочем месте.
Функционал StaffCop
Софт ведет мониторинг рабочего времени персонала. Программа фиксирует время начала и окончания рабочего дня, плюс время, проведенное за конкретными задачами. Это дает возможность контролировать продуктивность членов трудового коллектива и оптимизировать распределение задач.
Отслеживание простоев, прогулов, неэффективного использования оплачиваемых часов работников.
Любые чаты, сайты, переписки не останутся без внимания, программа все фиксирует и предоставляет полную информацию в отчетах.
Отчеты сами по себе имеют не только ознакомительный характер, но и аналитический.
С помощью софта можно контролировать подчиненных, трудящихся на дому.
Программа анализирует поведение работников за компьютерами, выявляя «нестандартное поведение», предотвращает попытки утечки данных.
Клиенты могут задать вопросы по настройке и установке ПО службе техподдержки.
Стахановец
Программа Стахановец позволяет руководителю контролировать подчиненных на рабочем месте (работающих удаленно или в офисе).
Функционал Стахановец
Контроль подчиненных, как в режиме прошедшего времени, так онлайн.
Предотвращение утечек ценных данных, базы клиентов, разработок и т.д.
Софт запоминает, когда компьютер подчиненного был включен, когда выключен, какие действия были выполнены.
Скриншоты рабочего стола
Есть фукция распознавания так называемого клавиатурного почерка, то есть ПО понимает, в каком состоянии находится тот или иной сотрудник организации, трезв он, пьян или находится в состоянии наркотического опьянения.
Видео- и аудионаблюдение за персоналом.
Плюсы софта
Увеличение прибыли предприятия в результате активизации общей продуктивности трудового коллектива.
Снижение затрат: мониторинг деятельности подчиненных дает возможность оптимизировать расходы на оплату труда.
Повышение информационной безопасности: сегодняшние протоколы шифрования и инструменты контроля входа в интернет-ресурсы исключают кражу и утечку ценных данных.
Оптимизация взаимодействия руководства и сотрудников.
Bitcop
Bitcop - это еще один софт, позволяящий руководителям «держать руку на пульсе предприятия», мониторить активность на компьютерах, а также анализировать продуктивность работы всего коллектива в целом и каждого работника в частности.
Функционал программы
ПО внимательно следит в течение дня, время, сколько каждый подчиненный провел времени за конкретными задачами.
Посещения веб-страниц, запуск программ – все фиксирует программа.
Все полученные в течения дня данные руководитель получает в виде понятных отчетов посредством электронной почты.
Риски того, что какой-то нерадивый сотрудник «сольет» конкурентам базу данных или ценную информацию минимальны, софт внимательно следит за сохранностью.
Для оптимизации взаимодействия с клиентами ПО предоставляет техподдержку.
Плюсы программы для работодателя
Начальство на предприятии всегда в курсе того, что именно делают подчиненные в рабочее время за компьютерами.
Расходы на заработную плату можно оптимизировать исходя из данных о кпд каждого сотрудника, аналогично можно назначать премии и регулировать систему штрафов.
Резюме
Современные программы для контроля деятельности сотрудников за компьютерами действительно демонстрируют высокие результаты, однако руководству компании важно четко понимать, каких именно результатов оно ожидает от ПО и как планирует его использовать. Мы советуем сосредоточиться на продвинутых решениях с визуальным мониторингом, поскольку только они способны действительно решить задачи, ведущие к процветанию бизнеса!
Вас может заинтересовать:
Мотивация и контроль сотрудников в 2024 году
