Одной из основных обязанностей работодателя в организации является учет рабочего времени. В нем должны быть отражены дни и часы, которые отработал тот или иной сотрудник.
Это дает возможность грамотно распределить часы отдыха и работы, провести расчет заработной платы, а также документально обосновать расходы, связанные с работниками. Как вести табель учета рабочего времени в 2023 году - об этом расскажем в нашей статье.
Оглавление:
- Кто должен вести учет в компании
- Как вести табель учета рабочего времени: excel, 1C. Пример – образец табеля
- Как правильно вести учет для работников-сдельщиков, сотрудников на удаленке, дистанционных работников. Особенности.
- Как вести суммированный учет рабочего времени.
- Как вести табель учета автоматически
Кто в организации ведет табель учета рабочего времени?
Руководитель организации может сам заниматься учетом, также он может свои приказом назначить ответственное лицо за выполнение этой функции. Если компания крупная, то каждое структурное подразделений в ней занимается ведением собственного учета.
В большинстве случаев табель ведут табельщики, или сотрудники кадровой службы (менеджеры по персоналу или специалисты по кадрам).
По окончании каждого месяца эти сотрудники подписывают заполненный табель у руководителя подразделения и сдают в отдел кадров, после чего он передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Вести табель учета рабочего времени в 2022 году можно в нескольких вариантах:
- указывать в табеле лишь отклонения от установленного в организации режима работы,
- указывать ежедневно фактически отработанное сотрудниками время, а также отмечать неявку и явку на работу.
Табель учета рабочего времени в 2023 году имеет несколько форм:
1. форма Т-12 - заполняется вручную (скачать образец табеля)
2. форма Т-13- заполняется автоматически (скачать образец табеля)
3. форма 0504421- заполняется вручную (используется всеми государственными и муниципальными учреждениями) (скачать образец табеля)
Как вести табель учета рабочего времени: excel, 1C. Пример – образец табеля
Excel
Ведение табеля учета рабочего времени в excel для чайников состоит из нескольких шагов
1. Сформулируйте основные требования к данным, сюда относятся:
- отчетный период,
- информация о проекте (смене, трудовой деятельности),
- основные данные, связанные с персоналом (например, идентификационный номер, имя),
- отчетный период,
- общее кол-во часов отпуска, сверхурочных и отработанных часов
- и другие.
2. Озаглавьте табель
3. Используйте необходимые ярлыки (отчетная дата, идентификатор или имя сотрудника, название работы)
4. Используйте ярлыки, которые связаны со временем (например, дата и время прихода, отработанные часы и др.)
5. Сделайте форматирование таблицы
6. Для автоматизации вычислений добавьте необходимые формулы (например, формулы Excel),
7. Проверьте введенные данные.
Табель учета рабочего времени в 1С
В программе 1С такой табель составляется на основе производственного календаря в автоматическом режиме. Сначала нужно заполнить этот производственный календарь. Чтобы это сделать зайдите на вкладку «Настройка», а затем выберите вкладку «Производственные календари».
Для ведения учета в 1С, как мы и говорили выше, применяются методы отклонений (предполагает регистрацию лишь отклонений от графика) либо метод сплошной регистрации (предполагает фиксацию фактически отработанного времени и отклонений).
При приеме работника обязательно укажите график работы. Регистрация расхождения же с графиком проистекает с использованием документов: Отпуск по уходу за ребенком, Начисление по больничному листу и др.
Если необходимо сформировать индивидуальный график, то во вкладке Зарплата перейдите в пункт Учет времени, здесь сформируйте его.
Больше всего в учет рабочего времени требуется тем компаниям, в которых регулярно меняются рабочие смены персонала.
Итак, в пункте Учет времени вам необходимо выбрать вкладку Табели. Создайте новый табель, нажав на кнопку «создать».
Затем заполните графы период и организация. После чего нажмите на кнопку «заполнить» и внесите необходимую информацию.
Для внесения информации в программе 1С применяются специальные буквенные обозначения (найти их вы сможете, перейдя в раздел Настройка, далее вкладка справочника Виды рабочего времени)
Закончив вносить информацию, нужно нажать кнопку Провести и закрыть.
Для регистрации трудовой деятельности работников-сдельщиков используются суммированный способ, еженедельный и поденный.
В табеле необходимо зафиксировать:
- присутствие на рабочем месте в дневные часы и в ночные,
- время, когда работник начал трудовую деятельность и время окончания,
- отсутствие (например, по болезни и т.д.),
- общее кол-во трудовых часов за 1 день, неделю и месяц.
Хотя сотрудники на удаленке и дистанционные работники трудятся вне установленного работодателем места, по ним также должен вестись учет рабочего времени.
Сам табель чаще всего оформляется в формах Т-12 или Т-13.
Поскольку такой формат работы не очень удобен для работодателя с точки зрения контроля персонала, то данный режим труда предполагает введение особых мер, например, применение специальных программ, позволяющих контролировать нахождение сотрудника за ПК, объем выполненной работы и т.д. Подробнее о программах здесь.
Как вести суммированный учет рабочего времени
Суммированный учет проводится в тех случаях, когда в организации установленная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена (например, при вахтовом методе работы, круглосуточном и т.д.)
Работодатель должен учитывать рабочее время сотрудников персонально. Учет рабочего времени персонала ведется по фактически отработанному времени каждого в табеле учета рабочего времени.
Как вести табель учета автоматически
Как мы уже сказали ранее, табель учета рабочего времени может заполняться с помощью пропускной системы (СКУД) либо вручную уполномоченным лицом.
Однако, как показывает практика, оба эти способа не могут дать полной картины рабочего дня сотрудников. При пропускной системе персонал, деятельность которого заключается в работе за ПК может включить компьютер и заниматься личными делами. Сотрудников на удаленке также сложно контролировать. Если табельщик заполняет документ вручную, то не исключены ошибки по причине человеческого фактора. Как быть?
Решение есть! В 2023 году самым оптимальным методом учета рабочего времени являются специальные программы! Они не только зафиксируют время начала и окончания работы пользователя ПК, они покажут всю картину рабочего дня в специальных отчетах.
Вы можете быть уверены в том, что все действия за рабочим компьютером будут зафиксированы! Кроме этого исключается человеческий фактор, а отчеты с табелем можно формировать в конце месяца автоматически!
Программа ЛанАгент
Это отечественная разработка, которая способна облегчить процесс контроля персонала и учета их рабочего времени! Установка и настройка программы достаточно просты. ПО фиксирует все действия сотрудников за ПК, предоставляя всю информацию в подробных отчетах.
Табель рабочего времени на компьютере, учет переработки и недоработки
В отчете указывается время включения ПК и время его выключения. Также указывается, сколько в общей сложности работал компьютер, сколько времени из общего количества ПК простаивал, а какое время за ним велась активная деятельность.
В табеле программы график работы персонала вы можете задать индивидуально для каждого работника, либо он может быть общим.
Программа дает возможность работодателю создать список сайтов, программ, приложений, которые будут относиться к разряду непродуктивных и/или продуктивных. Таким образом, можно будет сделать выводы о продуктивности трудовой деятельности каждого работника.
Софт предоставит вам подробную информацию об опозданиях, прогулах, переработках или же недоработках каждого пользователя ПК.
Контроль удаленных сотрудников аналогичен контролю офисных работников, для них также ведется подсчет фактически отработанного времени.
Возможности программы:
- Программа составит табель учета рабочего времени по заданным срокам
- Для полной картины рабочего дня сотрудников ПО делает снимки экранов (скриншоты)
- Кейлоггер (захват нажатия клавиш)
- Подсчет общего времени работы сотрудника, времени работы в каждой из программ или сайтов, продуктивность работы
- Программа помогает сохранить важную информацию. Кроме этого вы можете с помощью LanAgent можно запретить копирование файлов, подключение внешних носителей или отправку электронных писем, содержащих конфиденциальные данные
- Видеозапись с вебкамеры, а также аудиозапись (при подключенном микрофоне)
- LanAgent ведет статистику персонала по отношению друг к другу. Например, ввыявить ТОП-5 сотрудников по продуктивной активности или по непродуктивной активности.
Вас может заинтересовать:
Разработка политики информационной безопасности – что нужно учесть
Контроль деятельности персонала в организации в 2023 году
Источник фото - сеть Интернет
