Тема контроля подработки сотрудников в рабочее время становится все более актуальной. Особенно это касается специалистов, выполняющих свои обязанности за рабочими компьютерами.
О том, как узнать о подработке и какие меры предупреждения подобных действий можно предпринять, беседуем с Алексеем Марголиным, директором компании-разработчика ПО LanAgent.
Алексей, насколько актуален данный вопрос подработки сотрудников для руководителей?
В той или иной мере, он поднимался 76% всех руководителей, которые обращались к нам. При этом в равной степени он был интересен как тем, кто основной задачей программы видел защиту от утечек информации, так и тех, кого интересовали возможности по учету рабочего времени.
Что касается учета рабочего времени, то тут все очевидно. Не важно, насколько работник вовлечен и насколько эффективен, если свои усилия он тратит не на благо компании, а на свое личное обогащение.
Но и интерес к обнаружению сотрудников, работающих «налево», со стороны безопасности тоже логичен.
Смотрите, если человек активно работает на себя или на другую организацию, то он меньше зависит от текущего работодателя. В любой момент он может уволиться и больше времени начать вкладывать в свое дело или полностью перейти на другое место.
Обычно, это происходит тогда, когда доход от подработок начинает сравниваться с доходом от основной работы. В этот момент увольняется почти 60% работников.
Когда же подработки начинают приносить больше денег, чем основная деятельность, то тут увольнение происходит более чем в 80% случаев.
Чем это опасно для компании?
В первую очередь тем, что сотрудник попытается забрать с собой так много наработок и увести так много клиентов (если он напрямую с ними взаимодействовал), как только сможет. Все это ему пригодится в своем бизнесе. Или станет стартовой площадкой для карьеры на новом месте.
По статистике, почти 75% торгово-монтажных компаний образуется именно так. Бывший менеджер по продажам объединяется с техническим специалистом и открывает новую компанию. Переманивает в нее «своих» клиентов.
Проектировщик унесет с собой не только свои чертежи, но и наработки коллег. То же касается и других специалистов.
Можно ли в этом случае что-то предпринять?
Если то, чем занимается сотрудник в свободное от работы время – его личное дело, то подработки в течение рабочего дня – это то, с чем можно и даже нужно бороться.
Для начала, надо их обнаружить. Как это сделать?
Во-первых, если работник занимается на рабочем месте своими проектами, то ему потребуется их как-то передавать заказчикам. Для этого их нужно будет или скопировать на флешку или отправить в облако, или передать через мессенджер / почту.
Значит, нужно использовать на рабочих компьютерах программу, которая сделает копию передаваемых файлов и сохранит переписки. Желательно, чтобы она не просто сохранила факт и копию, а могла поискать ключевые слова в переписке или документах.
Так, программа LanAgent позволяет задать поиск ключевых слов в набранных клавишах клавиатуры, в буфере обмена, сообщениях мессенджерах и текстах писем. В редакции DLP – может индексировать содержимое документов и искать в них ключевые слова и текст по шаблонам (ИНН, номер телефона и т.д.).
В качестве ключевых слов можно также использовать и названия компаний конкурентов и ФИО самого сотрудника.
При обнаружении потенциальных нарушений, программа должна уведомить об этом ответственного сотрудника, чтобы он провел более детальную проверку.
Для примера, LanAgent присылает оповещения о нарушениях на почту и в telegram.
Если же работнику обычно вообще не требуется пересылать чертежей или больших файлов, то можно настроить уведомления о таких действиях. Тогда при отправке письма через личную почту или выгрузке в браузере файла больше заданного размера, специалисту безопасности придет уведомление об этом.
Во-вторых, косвенным признаком того, что сотрудник ведет себя подозрительно, может быть его образцовое поведение. Тут требуется пояснить подробнее.
Психология такова, что когда человек чувствует себя нарушителем, то старается привлекать к себе меньше внимания.
Поэтому, если работник обычно всегда опаздывал или частенько уходил пораньше, но неожиданно стал строго соблюдать режим, то это повод обратить на него внимание.
Это, кстати, также можно увидеть по отчетам программ контроля. В LanAgent это «табель рабочего времени» или «тепловая карта».
В-третьих, работу над левыми проектами можно зачастую обнаружить по подозрительному поведению сотрудника. Например, если он сворачивает окно программы, в которой работал, когда в кабинет заходит начальник. Либо, остается поработать в нерабочее время, когда рядом не будет коллег, которые могут увидеть, чем он занимается.
Но чтобы подтвердить или опровергнуть подозрения, опять же понадобится программа контроля действий на компьютерах.
Есть ли примеры, как с помощью контроля пользователей были обнаружены нарушители?
Да, вот пример из практики наших клиентов:
Проектная организация. Поскольку задач было много и работники не справлялись с ними за штатный рабочий день, то они задерживались после его завершения на несколько часов и выходили в выходные дни.
Разумеется, оплата за таких сверхурочные велась по законодательству, в повышенном размере.
Первичный анализ рабочего времени показывал, что проектный отдел на самом деле в основном работает в проектных программах (Автокад). Т.е. по отчетам получалось, что они образцовые сотрудники.
Но ради интереса, руководитель решил по одному из инженеров просмотреть скриншоты (снимки экрана монитора). Там он с удивлением обнаружил, что на чертежах в штампе подписи указана не его компания, а ИП.
Тогда уже детально были отсмотрены скриншоты по этому сотруднику за всю неделю, а также информацию по набранным текстам с клавиатуры и переписке в мессенджерах.
Оказалось, что работник в сверхурочные, оплачиваемые компанией часы откровенно левачил. Но также он делал проекты на сторону и в обычные рабочие часы.
Подобным занимался не только данный сотрудник. Расследование показало, что таким промышляла половина отдела.
Таким образом они не просто обкрадывали работодателя, получая от него оплату за свои личные проекты, но и срывали сроки по проектам компании. И это приводило к убыткам.
В результате, с половиной проектного отдела расстались и набрали новых сотрудников. За последующие несколько месяцев удалось исправить ситуацию по срыву сроков проектов.
Вас может заинтересовать:
Как руководителю контролировать подчиненных – список программ
