Наиболее важные критерии выбора 

Чтобы помочь вам сориентироваться среди программ и выбрать себе оптимальную, мы привели ниже несколько систем, отвечающих следующим критериям:

• Российские разработки (в связи с политической ситуацией в мире и введением санкций большинство зарубежных программ прекратили обновление в нашей стране, также существуют проблемы с их оплатой)
• Полнота функционала (СУП должна обладать всеми необходимыми инструментами для планирования задач, отслеживания прогресса, управления ресурсами и анализа результатов). 
• Интеграция с другими сервисами (если у вас уже есть CRM, ERP или другие бизнес-системы, убедитесь, что выбранная СУП легко интегрируется с ними. Это позволит избежать дублирования данных и повысит общую эффективность работы компании).
• Наличие мобильного приложения
• Стоимость (платные и бесплатные)
• Поддерживаемые ОС

Верное решение относительно СУП способно существенно повысить эффективность управления вашими проектами и увеличить шансы на их успех. 

Что включает в себя организация проектной деятельности?

• Постановка четких целей.
• Определение сроков,ресурсов.
• Контроль выполнения этапов.
• Координация работы команды.
• Оценка результатов,внесение корректировок.

Почему это важно?

• Помогает избежать хаоса, путаницы.
• Увеличивает шансы на достижение поставленных целей.
• Экономит время, ресурсы.
• Способствует эффективной коммуникации внутри команды.

Рассмотрим некоторые из них.

Российские системы 

1. Яндекс.Трекер

Яндекс.Трекер — одна из наиболее популярных российских платформ. Разработанный компанией Яндекс, этот инструмент ориентирован на поддержку гибких методологий разработки (Agile, Scrum). 

Планирование 
Создание задач, подзадач: руководитель может давать поручения с описанием, сроками выполнения. а также назначать ответственных.

Иерархическая структура

Проекты делятся на этапы, которые затем разделяются на более конкретные шаги, что облегчает контроль над ходом выполнения работ.

Координация ресурсов

Назначение исполнителей

В системе можно назначить конкретных сотрудников на выполнение тех или иных задач, что облегчает контроль за выполнением работ.
Оценка нагрузки команды: Благодаря инструментам трекера руководитель видит общую картину занятости каждого сотрудника и может перераспределять ресурсы при необходимости.

Отслеживание прогресса
Визуализация статусов поручений: руководители могут видеть, какие поручения находятся в работе, какие завершены, а какие требуют внимания.
Контроль сроков: с помощью системы уведомлений о приближении дедлайнов и анализа временных затрат можно своевременно реагировать на задержки.

Коммуникация внутри команды
Обсуждение дел: внутри каждого задания можно вести обсуждения, добавлять комментарии, прикреплять файлы, документы, что упрощает коммуникацию.
Уведомления: система автоматически отправляет уведомления участникам по различным каналам (почта, мессенджеры), когда происходят изменения в задачах.

Анализ эффективности
Отчеты, аналитика: Яндекс.Трекер предоставляет различные отчеты, которые помогают оценить эффективность работы команды, выявить узкие места, оптимизировать процессы.
История изменений: все изменения фиксируются, что дает возможность анализировать, кто, когда вносил правки, что полезно для оценки вклада отдельных участников.

Интеграция с другими сервисами
Возможность интеграции с другими инструментами Яндекса и сторонними системами (например, календарями, CRM) позволяет создать единую экосистему для координации всех аспектов бизнеса..

Почему стоит попробовать?

• Простой, интуитивный интерфейс.
• Удобные отчёты для проведения анализа.
• Интеграция с другими сервисами для ещё большего удобства. 

2. Битрикс24

Битрикс24 - это многофункциональная платформа, разработанная российской компанией "1С-Битрикс". Она предназначена для комплексного управления проектами,  коммуникациями внутри компании, а также для автоматизации деловых операций. В этой статье мы подробно рассмотрим возможности Битрикс24.

Основной функционал Битрикс24
Битрикс24 предоставляет удобные инструменты для планирования, организации проектной деятельности. Пользователи могут формировать запросы, назначать ответственных, устанавливать сроки выполнения, отслеживать прогресс. Система поддерживает как традиционные, так и гибкие методологии (Agile, Scrum).

Канбан-доски
Для визуализации рабочего процесса Битрикс24 использует канбан-доски. Это позволяет легко следить за тем, на каком этапе находится достижение той или иной цели, а также оперативно вносить изменения..

Календарь, планировщик
Платформа включает встроенный календарь, который помогает планировать встречи, события и дедлайны. Пользователи могут синхронизировать календарь с другими приложениями и устройствами, что обеспечивает удобство и оперативность.

CRM-система
Битрикс24 содержит полноценную CRM-систему, позволяющую управлять взаимоотношениями с клиентами, отслеживать сделки, вести базу контактов и истории взаимодействий. Это особенно полезно для отделов продаж и маркетинга.

Внутренние коммуникации
Система предлагает разнообразные способы общения внутри компании: чаты, видеоконференции, обсуждения в группах. Это способствует улучшению взаимодействия между сотрудниками и ускоряет принятие решений.

ДокументооборотБитрикс24 поддерживает хранение, совместное редактирование документов. Пользователи могут работать над файлами одновременно, оставляя комментарии, предложения. Это упрощает совместную работу над документами, снижает вероятность ошибок.

Автоматизация бизнес-процессов

Платформа позволяет автоматизировать рутинные процессы, такие как согласование документов, обработка заявок клиентов, рассылка уведомлений и многое другое. Это помогает экономить время и ресурсы компании.

3. Мегаплан
Мегаплан — российский продукт, предназначенный для управления бизнес-процессами и проектами. 

Особенности Мегаплана:

• Большой набор инструментов для управления задачами и сотрудниками.
• Автоматизация рутинных процессов.
• Возможности для ведения клиентской базы и учета финансов.
• Простота внедрения и обучения персонала.

4. YouGile 

Это популярная платформа для управления проектами и задачами, основанная на принципах гибкого подхода (agile-методологии). Она используется командами разработчиков программного обеспечения, дизайнерами, маркетологами и другими специалистами для координации работы и повышения эффективности. 

Вот основные особенности YouGile:

Канбан-доски
Основная особенность YouGile — использование канбан-досок для визуализации рабочего процесса. Задачи представлены в виде карточек, которые перемещаются между колонками (например, "To Do", "In Progress", "Done"), что позволяет легко отслеживать статус каждой задачи.

Спринты и итерации
Для команд, работающих по Scrum, YouGile предоставляет возможность планирования спринтов и управления итерациями. Это помогает разбивать большие проекты на небольшие части и фокусироваться на достижении промежуточных целей.

Роли и права доступа
Платформа поддерживает разграничение прав доступа и ролей для членов команды. Администраторы могут назначать роли (например, Product Owner, Scrum Master, Developer) и определять доступ к определенным функциям и проектам.

Отчеты и аналитика
В YouGile доступны различные виды отчетов и аналитических инструментов, которые помогают отслеживать прогресс команды, выявлять узкие места и оценивать эффективность работы. Например, burndown-чарты, velocity-диаграммы и отчеты по времени.

Интеграции
YouGile интегрируется с различными сторонними сервисами, такими как GitLab, GitHub, Bitbucket, Slack и другими. Это упрощает взаимодействие между разными инструментами и автоматизирует часть рабочих процессов.

Сравнительный анализ систем - таблица

Как сделать использование систем управления проектами более эффективным

Улучшить эффективность бизнес-процессов можно, применив комплексный подход, то есть: использовать одновременно сервисы по управлению проектами и программы контроля сотрудников.
 

Программы для управления проектами и программы для контроля сотрудников имеют определённую связь, поскольку обе категории программного обеспечения направлены на повышение продуктивности и эффективности работы команды. Каким образом эти два типа программ взаимосвязаны:

1. Мониторинг производительности

Программы контроля сотрудников часто включают функции мониторинга активности работников, такие как запись экранных действий, учет посещаемости и т.д. Эти данные могут быть полезны для менеджеров проектов, позволяя оценивать реальную производительность членов команды и выявлять потенциальные проблемы с соблюдением сроков или качеством работы.

Примеры:

1). При помощи отчета Продуктивности LanAgent можно узнать сколько часов и минут (цифрой и графически на линии времени) сотрудником велась работа в продуктивных программах и сайтах, а сколько в непродуктивных.
2). Даже если работник будет делать вид, что активно трудится, а на самом деле имитировать деятельность, это будет сразу заметно по снимкам экрана программы и логу клавиатуры. А также, по отчету «Лента активности».
3). При помощи тех же данных по снимкам экрана (скриншотам) и нажатым клавишам клавиатуры можно обнаружить сотрудников, выполняющих «левые» проекты в рабочее время.

2. Управление временем

Многие программы для управления проектами содержат встроенные таймеры и функции учета времени, позволяющие сотрудникам отмечать, сколько часов они потратили на каждую задачу. Эта информация может использоваться как в контексте управления проектом, так и для отчетности перед руководством через программы контроля сотрудников.

Программы контроля сотрудников помогают проверить, что время, использованное над работой по каждому проекту, используется эффективно. 

Пример:

в одной из организаций сотрудник запускал таймер выполнения задачи, а сам в это время сидел в соц.сетях. Затем в короткий срок он эту задачу выполнял, но время тратил совершенно неэффективно. С помощью программы ЛанАгент была получена информация о том, что работник развлекался в то время, как таймер был включен.

3. Автоматизация отчетов

Некоторые программы для управления проектами генерируют автоматические отчеты о прогрессе в достижении целей, рабочей загрузке сотрудников и других показателях. Эти отчеты могут интегрироваться с программами контроля сотрудников, предоставляя руководству комплексную картину состояния дел в компании.

Заключение

Внедрите системы управления проектами, чтобы достичь целей и повысить общую эффективность работы.
А для обеспечения комплексной картины производительности и эффективности труда используйте комплексно программами для управления проектами и программами для контроля сотрудников. 

Интеграция этих систем помогает менеджерам и руководителям лучше понимать, как работают их команды, и принимать обоснованные решения для улучшения рабочих процессов.

Вас может заинтересовать:

Как понять, что сотрудник подрабатывает на стороне в рабочее время

Как руководителю контролировать подчиненных – список программ

Мотивация и контроль сотрудников в 2024 году