Наиболее важные критерии выбора системы управления проектами

Когда речь идет о выборе системы управления проектами (СУП), важно учитывать несколько ключевых факторов, которые помогут вам сделать правильный выбор и повысить эффективность работы вашей команды.

Чтобы помочь вам сориентироваться среди программ и выбрать себе оптимальную, мы привели ниже несколько систем, отвечающих следующим критериям:

• Российские разработки (в связи с политической ситуацией в мире и введением санкций большинство зарубежных программ прекратили обновление в нашей стране, также существуют проблемы с их оплатой)
• Полнота функционала (СУП должна обладать всеми необходимыми инструментами для планирования задач, отслеживания прогресса, управления ресурсами и анализа результатов. Важно убедиться, что система соответствует специфике вашего бизнеса и проектам, с которыми вы работаете).
• Интеграция с другими сервисами (если у вас уже есть CRM, ERP или другие бизнес-системы, убедитесь, что выбранная СУП легко интегрируется с ними. Это позволит избежать дублирования данных и повысит общую эффективность работы компании).
• Наличие мобильного приложения
• Стоимость (платные и бесплатные)
• Поддерживаемые ОС

Правильный выбор системы управления проектами может значительно улучшить управление вашими проектами и повысить их успешность. Не торопитесь, изучайте все доступные варианты и выбирайте то, что лучше всего подходит именно вашему бизнесу.

Что включает в себя управление проектами?

• Постановка четких целей и задач.
• Определение сроков и ресурсов.
• Контроль выполнения этапов.
• Координация работы команды.
• Оценка результатов и внесение корректировок.

Почему это важно?

• Помогает избежать хаоса и путаницы.
• Увеличивает шансы на достижение поставленных целей.
• Экономит время и ресурсы.
• Способствует эффективной коммуникации внутри команды.

Рассмотрим некоторые из них.

Российские системы управления проектами

1. Яндекс.Трекер

Яндекс.Трекер — одна из наиболее популярных российских платформ для управления проектами. Разработанный компанией Яндекс, этот инструмент ориентирован на поддержку гибких методологий разработки (Agile, Scrum). 

Планирование проектов
Создание задач и подзадач: Руководитель может легко создавать задачи с описанием, сроками выполнения и назначать ответственных.
Иерархическая структура проекта: Проекты могут разбиваться на этапы, а те, в свою очередь, на более мелкие задачи, что позволяет лучше контролировать процесс работы.

Управление ресурсами
Назначение исполнителей: В системе можно назначить конкретных сотрудников на выполнение тех или иных задач, что облегчает контроль за выполнением работ.
Оценка нагрузки команды: Благодаря инструментам трекера руководитель видит общую картину занятости каждого сотрудника и может перераспределять ресурсы при необходимости.

Отслеживание прогресса
Визуализация статусов задач: Руководители могут видеть, какие задачи находятся в работе, какие завершены, а какие требуют внимания.
Контроль сроков: С помощью системы уведомлений о приближении дедлайнов и анализа временных затрат можно своевременно реагировать на задержки.

Коммуникация внутри команды
Обсуждения задач: Внутри каждой задачи можно вести обсуждения, добавлять комментарии, прикреплять файлы и документы, что упрощает коммуникацию между участниками проекта.
Уведомления: Система автоматически отправляет уведомления участникам по различным каналам (почта, мессенджеры), когда происходят изменения в задачах.

Анализ эффективности
Отчеты и аналитика: Яндекс.Трекер предоставляет различные отчеты, которые помогают оценить эффективность работы команды, выявить узкие места и оптимизировать процессы.
История изменений: Все изменения фиксируются, что дает возможность анализировать, кто и когда вносил правки, что полезно для оценки вклада отдельных участников.

Интеграция с другими сервисами
Возможность интеграции с другими инструментами Яндекса и сторонними системами (например, календарями, CRM-системами) позволяет создать единую экосистему для управления всеми аспектами бизнеса.

Почему стоит попробовать?

• Простой и интуитивный интерфейс.
• Удобные отчёты для анализа работы команды.
• Интеграция с другими сервисами для ещё большего удобства. 

2. Битрикс24

Битрикс24 - это многофункциональная платформа, разработанная российской компанией "1С-Битрикс". Она предназначена для комплексного управления проектами, задачами, коммуникациями внутри компании, а также для автоматизации бизнес-процессов. В этой статье мы подробно рассмотрим возможности и особенности Битрикс24.

Основной функционал Битрикс24

Управление проектами и задачами
Битрикс24 предоставляет удобные инструменты для планирования и управления проектами. Пользователи могут создавать задачи, назначать ответственных, устанавливать сроки выполнения и отслеживать прогресс. Система поддерживает как традиционные, так и гибкие методологии управления проектами (Agile, Scrum).

Канбан-доски
Для визуализации рабочего процесса Битрикс24 использует канбан-доски. Это позволяет легко следить за тем, на каком этапе находится та или иная задача, и оперативно вносить изменения.

Календарь и планировщик
Платформа включает встроенный календарь, который помогает планировать встречи, события и дедлайны. Пользователи могут синхронизировать календарь с другими приложениями и устройствами, что обеспечивает удобство и оперативность.

CRM-система
Битрикс24 содержит полноценную CRM-систему, позволяющую управлять взаимоотношениями с клиентами, отслеживать сделки, вести базу контактов и истории взаимодействий. Это особенно полезно для отделов продаж и маркетинга.

Внутренние коммуникации
Система предлагает разнообразные способы общения внутри компании: чаты, видеоконференции, обсуждения в группах и проектах. Это способствует улучшению взаимодействия между сотрудниками и ускоряет принятие решений.

Документооборот
Битрикс24 поддерживает хранение и совместное редактирование документов. Пользователи могут работать над файлами одновременно, оставляя комментарии и предложения. Это упрощает совместную работу над документами и снижает вероятность ошибок.

Автоматизация бизнес-процессов

Платформа позволяет автоматизировать рутинные задачи и процессы, такие как согласование документов, обработка заявок клиентов, рассылка уведомлений и многое другое. Это помогает экономить время и ресурсы компании.

3. Мегаплан
Мегаплан — российский продукт, предназначенный для управления бизнес-процессами и проектами. 

Особенности Мегаплана:

• Широкий функционал для управления задачами и сотрудниками.
• Автоматизация рутинных процессов.
• Возможности для ведения клиентской базы и учета финансов.
• Простота внедрения и обучения персонала.

4. YouGile 

Это популярная платформа для управления проектами и задачами, основанная на принципах гибкого подхода (agile-методологии). Она используется командами разработчиков программного обеспечения, дизайнерами, маркетологами и другими специалистами для координации работы и повышения эффективности. 

Вот основные особенности YouGile:

Канбан-доски
Основная особенность YouGile — использование канбан-досок для визуализации рабочего процесса. Задачи представлены в виде карточек, которые перемещаются между колонками (например, "To Do", "In Progress", "Done"), что позволяет легко отслеживать статус каждой задачи.

Спринты и итерации
Для команд, работающих по Scrum, YouGile предоставляет возможность планирования спринтов и управления итерациями. Это помогает разбивать большие проекты на небольшие части и фокусироваться на достижении промежуточных целей.

Роли и права доступа
Платформа поддерживает разграничение прав доступа и ролей для членов команды. Администраторы могут назначать роли (например, Product Owner, Scrum Master, Developer) и определять доступ к определенным функциям и проектам.

Отчеты и аналитика
В YouGile доступны различные виды отчетов и аналитических инструментов, которые помогают отслеживать прогресс команды, выявлять узкие места и оценивать эффективность работы. Например, burndown-чарты, velocity-диаграммы и отчеты по времени.

Интеграции
YouGile интегрируется с различными сторонними сервисами, такими как GitLab, GitHub, Bitbucket, Slack и другими. Это упрощает взаимодействие между разными инструментами и автоматизирует часть рабочих процессов.

Сравнительный анализ систем - таблица

Как сделать использование систем управления проектами более эффективным

Улучшить эффективность бизнес-процессов можно, применив комплексный подход, то есть: использовать одновременно сервисы по управлению проектами и программы контроля сотрудников.
 

Программы для управления проектами и программы для контроля сотрудников имеют определённую связь, поскольку обе категории программного обеспечения направлены на повышение продуктивности и эффективности работы команды. Давайте рассмотрим, каким образом эти два типа программ взаимосвязаны:

1. Мониторинг производительности

Программы контроля сотрудников часто включают функции мониторинга активности работников, такие как запись экранных действий, учет посещаемости и т.д. Эти данные могут быть полезны для менеджеров проектов, позволяя оценивать реальную производительность членов команды и выявлять потенциальные проблемы с соблюдением сроков или качеством выполнения задач.

Примеры:

1). При помощи отчета Продуктивности LanAgent можно узнать сколько часов и минут (цифрой и графически на линии времени) сотрудником велась работа в продуктивных программах и сайтах, а сколько в непродуктивных.
2). Даже если работник будет делать вид, что активно трудится, а на самом деле имитировать деятельность, это будет сразу заметно по снимкам экрана программы и логу клавиатуры. А также, по отчету «Лента активности».
3). При помощи тех же данных по снимкам экрана (скриншотам) и нажатым клавишам клавиатуры можно обнаружить сотрудников, выполняющих «левые» проекты в рабочее время.

2. Управление временем

Многие программы для управления проектами содержат встроенные таймеры и функции учета времени, позволяющие сотрудникам отмечать, сколько часов они потратили на каждую задачу. Эта информация может использоваться как в контексте управления проектом, так и для отчетности перед руководством через программы контроля сотрудников.

Программы контроля сотрудников помогают проверить, что время, использованное над работой по каждому проекту, используется эффективно. 

Пример:

в одной из организаций сотрудник запускал таймер выполнения задачи, а сам в это время сидел в соц.сетях. Затем в короткий срок он эту задачу выполнял, но время тратил совершенно неэффективно. С помощью программы ЛанАгент была получена информация о том, что работник развлекался в то время, как таймер выполнения задач был включен.

3. Автоматизация отчетов

Некоторые программы для управления проектами генерируют автоматические отчеты о прогрессе выполнения задач, загрузке сотрудников и других показателях. Эти отчеты могут интегрироваться с программами контроля сотрудников, предоставляя руководству комплексную картину состояния дел в компании.

Заключение

Начните использовать системы управления проектами и достигайте своих целей быстрее и эффективнее!
А для обеспечения комплексной картины производительности и эффективности труда используйте комплексно программами для управления проектами и программами для контроля сотрудников. 

Интеграция этих систем помогает менеджерам и руководителям лучше понимать, как работают их команды, и принимать обоснованные решения для улучшения рабочих процессов.

Вас может заинтересовать:

Как понять, что сотрудник подрабатывает на стороне в рабочее время

Как руководителю контролировать подчиненных – список программ

Мотивация и контроль сотрудников в 2024 году