Только в кинолентах можно видеть, как успешный бизнес процветает даже у самых некомпетентных руководителей, яко бы здесь важнее – коллектив, который, как швейцарские часы, работает сам – точно, планомерно и успешно. Однако на деле ведение бизнеса – это целый комплекс, где важно все – и личность руководителя, и профессионализм коллектива и многое, многое другое.
Мы же в своей статье коснемся такой темы, как контроль деятельности подчиненных. Это немаловажная деталь огромного механизма (предприятия), которая всегда должна исправно работать, иначе бизнес может легко «улететь в трубу». Что нужно сделать, чтобы этого не допустить? Об этом подробнее далее.
Как контроль деятельности сотрудников поможет бизнесу
Существует масса плюсов от правильно разработанной системы контроля, основными являются:
Осведомленность руководства
- Хотите знать, кто из сотрудников способствует развитию производства, а кто работает, спустя рукава?
- Хотите понять, кто сливает важную информацию, уводит клиентов, саботирует процесс?
- А может вам нужно выяснить, кто выполняет двойную работу, а кто тратит драгоценные часы на развлечения?
- Вам нужно оптимизировать процесс печати на принтерах? Нужно посчитать стоимость печати? Выяснить, кто из работников распечатывает документацию в личных целях?
В этом вам поможет грамотно выстроенный контроль персонала.
Укрепление самодисциплины и дисциплины
Без четко налаженной дисциплины поезд под названием «предприятие» далеко не уедет. Не будет дисциплины, будут опоздания, прогулы и все вытекающие отсюда ситуации. Поэтому, когда сотрудник знает, что начальник держит руку на пульсе, отслеживает время начала работы, окончания, и другие рабочие моменты, он уже лишний раз задумается – стоит ли нарушать дисциплину и лишиться премии.
Стимулирование работников
Контроль – это не только выявление слабых мест, но и вычисление сильных. Это гарантия того, что лучшие работники не останутся незамеченными, что их вложения будут вознаграждены. Это создает дополнительную мотивацию.
При этом необходимо учитывать, что все эти преимущества дает только грамотно организованная система контроля подчиненных.
Чем грозит отсутствие контроля подчиненных
Последствия отсутствия контроля могут быть различными, приведем примеры самых распространенных из них:
- прокрастинация подчиненных (привычка откладывать «на потом» важные дела),
- некачественное выполнение задач, отставание в сроках и т.д.,
- без должного контроля вы не сможете выявить аутсайдеров и лидеров вашей компании,
- вы можете не заметить, как сотрудники «работают на себя», используя рабочее время,
- без должного контроля существует риск кражи, «слива» конфиденциальной информации конкурентам (либо из-за халатности персонала),
- снижение показателей производства по каждому конкретному сотруднику или отделу.
Чего нужно избежать, усиливая контроль
Допустим, вы, как руководитель, четко решили для себя усилить контроль деятельности подчиненных, в этом случае вам необходимо избежать некоторых «подводных камней», которые могут ухудшить ситуацию.
Сюда относятся:
- неравнозначный контроль, субъективность (это может быть, например, связано с субъективным отношением к подчиненным, когда одни получают снисхождение, в то же время, как другие, совершившие то же самое нарушение, наказываются).
- концентрация на недочетах (в этом случае контроль играет роль кнута без пряника и способен полностью лишить мотивации к работе подчиненных),
- постоянная слежка (работа в условиях постоянного мониторинга, особенно, если он открытый, утомляет персонал),
- бесцельный мониторинг (если вы проводите контроль ради контроля, без постановки конкретных целей, например, повышение производительности, снижение опозданий и т.д., то, вероятнее всего, это лишь вызовет раздражение коллектива).
Что нужно учесть при проведении контроля подчиненных
Опираясь на знания о том, как делать не нужно, мы можем сформулировать основные принципы эффективного контроля над персоналом.
1. Объективный подход
Это правило очень важно, ваше беспристрастное отношение позволит сохранить уважение подчиненных. Мы же для максимальной объективности мониторинга рекомендуем использовать независимую систему учета рабочего времени сотрудников, которая, на основе своей аналитической базы, предоставит четкую картину всех действий коллектива и каждого работника в отдельности.
2. Прозрачность наблюдения
Термин «прозрачность» предполагает предварительное осведомление подчиненных о том, что их действия будут отслеживаться.
Кроме этого обязательно стоит указать, с помощью каких инструментов будет проводиться контроль (это могут быть камеры видеонаблюдения, прослушивание телефонных звонков, запись переговоров или же современные системы учета рабочего времени, на них подробнее мы остановимся позже).
Далее необходимо указать критерии оценки деятельности (сюда может входить план выполнения задач на день, неделю, месяц, вид задач и т.д.).
Также стоит сказать и о последствиях контроля, например, какие надбавки, поощрения, премии будут в случае выполнения плана, а также какие взыскания могут быть в случае выявления нарушений трудовой дисциплины, невыполнения плана и т.д.
3. Последовательность и стабильность
Не все работники быстро адаптируются к новым условиям труда, поэтому постарайтесь часто не вносить изменения в регламент и трудовой договор, к тому же будьте всегда последовательны: определенная деятельность персонала должна иметь отклик у начальства.
4. Скрытый мониторинг
Здесь нужно пояснить слово «скрытый», мы имеем ввиду слово «незаметный», то есть та же программа учета рабочего времени должна работать в скрытом режиме (это лучше, если она будет постоянно на виду у сотрудника или будет постоянно напоминать о себе).
5. Эффективность
Мониторинг деятельности подчиненных должен вести к максимальной эффективности всего предприятия в целом. Руководителю стоит наладить этот процесс так, чтобы он получал максимум необходимой информации при минимуме временных затрат.
Именно автоматизация контроля поможет это реализовать.
Остановимся на ней подробнее.
Автоматизация контроля деятельности подчиненных
Поскольку сегодня все офисные подчиненные работают за персональными компьютерами, то учет их рабочего времени с помощью специальных программ – уникальная возможность получить ценную информацию с выгодой для предприятия.
К преимуществам такого мониторинга можно отнести максимальную объективность, обосновать то или иное решение по деятельности работника вы сможете, основываясь на четких данных аналитики.
К тому же такие решения, направленные на автоматизацию слежения за персоналом, значительно повышают самоконтроль работников.
Огромный плюс систем учета – это экономия времени, причем не только сам руководитель экономит время, но и отдел информационной безопасности, отдел аналитики и другие.
Законность контроля
Это довольно часто встречающийся вопрос, причем звучит он как со стороны руководителей, не желающих иметь проблемы с законом, так и самих работников, которых смущают подобные программы.
Ответ один – в случае предварительного ознакомления персонала компании о внедрении программы контроля в бизнес-процесс и подписании работниками дополнительного соглашения, в котором они обязуются не использовать ПК организации в личных целях, установка программ учета рабочего времени законна.
Если же работодатель решит вести слежку, не предупредив об этом персонал, то он может случайно получить личные сведения работников (банковские данные, медицинские и т.д.), а это уже нарушение закона.
Сколько длится установка системы контроля
Внедрение системы учета рабочего времени достаточно простой процесс, в небольших организациях установка занимает всего несколько часов, в крупных компаниях не больше пары дней.
Актуальные системы учёта рабочего времени
Да, мы настоятельно рекомендуем в нынешних реалиях использовать актуальное ПО, то есть отечественные разработки. И эта рекомендация не связана с какими-то личными взглядами. Дело в том, что в 2022 году большая часть иностранных разработчиков систем учета рабочего времени перестала выпускать обновления и оказывать техническую поддержку русским компаниям.
Отечественные же разработчики наоборот, предприняли ряд мер по оптимизации софта и улучшили систему защиты конфиденциальной информации.
Выбирая отечественное программное обеспечение, вы можете быть спокойны и уверены, что изменения в политике никаким образом его не коснутся.
Итак, рассмотрим три отечественные программы, направленные на контроль деятельности подчиненных в организации.
ЛанАгент
Сразу скажем, что программой LanAgent пользуется более 3 000 компаний не только в России, но и за рубежом. Сервис разработан в 2005 году и год от года он усовершенствуется соответственно задачам и вызовам времени.
Хотите контролировать большой штат подчиненных? Используйте ЛанАгент! Система позволяет отслеживать действия за ПК одновременно более чем у 5 000 подчиненных! Малый и средний бизнес также активно применяют программу для оптимизации бизнеса.
Хотите вести контроль онлайн? Пожалуйста! Программа дает возможность просматривать онлайн экраны мониторов всех подчиненных организации. Хотите получать информацию офлайн? Без проблем – система соберет данные за рабочий день, проанализирует и предоставит вам в виде понятных отчетов!
Как Джеймс Бонд, имея в своем багаже целый набор приспособлений, легко справлялся с множеством совершенно разных задач, так и программа ЛАНАГЕНТ, имея набор ценных инструментов, помогает решить целых комплекс вопросов, связанных с контролем подчиненных.
Инструменты программы удобны и понятны. С их помощью руководитель узнает, чем занимались его подчиненные в течение всего рабочего дня: какие сайты были открыты, какие приложения запущены, сколько времени сотрудники провели на тех или иных ресурсах. Кроме всего прочего ЛанАгент защитит важную информацию от утечки. С его помощью начальник может поставить блокировку на запуск нежелательных приложений, программ или открытие сайтов и иных инернет-ресурсов.
Все нажатия клавиш, совершаемые подчиненными за рабочим компьютером, будут фиксироваться. Вы можете использовать для этого инструмент программы - кейлоггер.
Приложение подходит для вычисления прокрастинаторов в коллективе, то есть тех, кто откладывает выполнение задач «на потом», а вместо этого занимается чтением ленты новостей, просмотром роликов или вообще играет в компьютерные игры (да, есть и такие). Запуск тех же приложений для игр сразу же будет зафиксирован ЛанАгентом, равно как и общение в чатах, мессенджерах, а также в электронной почте.
Руководитель сам может задать необходимые критерии контроля и оповещений.
В целях безопасности программа предусматривает оповещение начальства о нарушениях подчиненными трудового распорядка или же других потенциально опасных действиях (например, попытке копирования на съемный диск важной информации, клиентской базы и т.д.).
Но это еще не все, в случае обнаружения попытки или же кражи конфиденциальных сведений компании подчиненными приложение LanAgent предоставит полную информацию, составляющую доказательную базу.
Какие еще инструменты включает программа
- Контроль печати документации на принтерах (так вы сможете вычислить тех сотрудников, которые используют принтер в личных целях, кроме всего прочего софт позволяет посчитать и стоимость печати).
- Кейлоггер (запомнит все нажатия клавиш и представит в отчете в виде текста, в том числе инструмент запоминает логирование).
- Видеозапись (при включенной камере), а также аудиозапись (при подключенном микрофоне).
- Блокирование подключаемых устройств, например, смартфонов, и съемных носителей, например, флеш-карт и т.д.
- Снимки (скриншоты) экранов монитора и другие.
Преимущества ЛанАгент
• Высокая скорость работы
• Качественная аналитика продуктивности, автоматическое создание отчетов по деятельности подчиненных
• Освоить программу достаточно легко
• Простая и быстрая установка
• Выгодная стоимость
• Бесплатная техподдержка
Если вы хотите сначала протестировать программу и понять, насколько она удобна и выгодна, то вы можете установить бесплатную версию сроком на 2 недели.
ИНСАЙДЕР
С помощью этой программы контроль деятельности подчиненных станет продуктивнее. Теперь вы легко вычислите тех, кого интересуют онлайн-игры, серфинг в соцсетях, а кого действительно интересует процветание компании. Анализ деятельности сотрудников покажет эффективность коллектива в целом, также и каждого работника в отдельности.
Если вам нужно отследить действия удаленных сотрудников или же фрилансеров, работающих в определенной программе, софт также поможет вам в этом.
Программное оборудование способно вовремя вычислить попытки кражи конфиденциальных данных. В этом случае руководитель получит оповещение.
Какие еще возможности есть у программы
- создание снимков экрана,
- запоминание нажатия клавиш (кейлоггер),
- возможность онлайн-мониторинга работников за ПК,
- анализ продуктивности персонала,
- возможность отследить маршрут передвижения сотрудника,
- отслеживание посещения сайтов, запуска игр, приложений и т.д.,
- имеется интеграция с «Битрикс-24»,
Преимущества
• Есть мобильная версия и бесплатный тестовый период
• Постоянное интернет-соединение не обязательно
• Подойдет любому виду бизнеса
• Установка и настройка достаточно просты
Контроль персонала с программой Стахановец
Продукт также является отечественной разработкой, позволяющей оптимизировать бизнес. Программное оборудование в течение рабочего дня собирает все необходимые руководителю данные, обрабатывает их, после чего высылает руководству подробные отчеты. Хранится вся информация на сервере организации.
Возможности софта:
- Программа отследит нахождение сотрудников на определенных сайтах, поисковые запросы в сети, а также то, сколько времени было преведено на том или ином ресурсе,
- Перехват переписки в электронной почте, мессенджерах, чатах и т.д.,
- Контроль работы сотрудников,
- Определение высокоэффективных и неэффективных работников,
- Если к компьютерам подчиненных подключены микрофоны, то программа может записывать аудио-разговоры,
Преимущества
Использование программы поможет при распознавании коррупционной деятельности подчиненных. Софт предупредит начальство в случае подозрительных действий сотрудников.
Можно настроить ПО под отслеживание работы конкретных отделов или сотрудников.
Программа также имеет тестовый период (однако часть функционала в нем недоступна).
Заключение
Безусловно, контроль деятельности подчиненных немаловажен, он поможет не только найти слабые места в коллективе, но и выделить преимущества, найти пути решения спорных вопросов и дать толчок к развитию и процветанию организации, значительным подспорьем руководителям в этом случае станет автоматизация мониторинга.
Источник фото - сеть Интернет
Вас может заинтересовать:
Как сотрудники могут найти программу слежения на своих ПК
Контроль деятельности работников за ПК: что это такое в 2023 - LanAgent
