Вы когда-нибудь задумывались, сколько денег ваша компания теряет из-за неправильно учтенной переработки рабочего времени? Есть масса примеров, когда специалист работает допоздна, выполняя срочный проект, но никто не замечает его стараний. В итоге он чувствует себя недооцененным, усталым и вскоре уходит к конкурентам.

Знакомая картина? Именно поэтому эффективный учет переработок стал одним из важнейших вопросов современного менеджмента.

Что такое учет переработки рабочего времени?

Учет переработок - это процесс отслеживания и регистрации дополнительного времени, которое отработали сотрудники сверх установленного графика

Этот процесс важен для соблюдения трудового законодательства, справедливого вознаграждения работников и предотвращения перегрузок.

По словам эксперта в области HR-технологий:

Как раньше считали переработки и почему это было неэффективно?

Еще недавно большинство компаний использовали такие методы:

• Табель учета вручную: подчиненным приходилось самостоятельно заполнять бумажные бланки, где легко допускались ошибки или встречалось даже намеренное искажение данных.
• Электронные таблицы Excel: руководители пытались автоматизировать процесс таблицами, но персонал нередко запутывался в формулах и бесконечных исправлениях.
• Устные договоренности: часто начальство договаривалось с сотрудниками “на словах”, что неизбежно приводило к конфликтам и недопониманию.

По мнению специалиста по цифровизации бизнес-процессов:

Учет переработок: как современные программы экономят деньги и нервы руководителей

Сегодня ситуация изменилась кардинально. Появились программы, которые способны существенно облегчить жизнь владельцам и управляющим компаний любого масштаба.

Эти программы имеют инструменты для автоматизации процесса учета рабочего времени – начиная от простых электронных табелей до сложных систем мониторинга активности сотрудников.

Рассмотрим основные типы программ:

Электронные табели 
Это базовые системы, которые позволяют сотрудникам отмечать начало и завершение трудового дня. Они обычно интегрируются с корпоративными системами и предоставляют менеджерам сводные отчеты о рабочем времени каждого работника.

Системы мониторинга активности
Эти системы отслеживают активность пользователей на компьютерах, фиксируют время, проведенное за выполнением определенных задач. Некоторые из них способны анализировать продуктивность и выявлять периоды простоя.

Комплексные решения
Комплексные решения совмещают в себе две важные функции: учёт рабочего времени сотрудников (электронный табель) и наблюдение за их реальной активностью на компьютере.
Одним из таких решений является программа LanAgent, заслужившая признание среди работодателей благодаря своей функциональности и удобству использования.

Какие плюсы получает руководитель, внедряя ЛанАгент?

Вот лишь несколько преимуществ, которые отмечают руководители после перехода на ЛанАгент:

• Экономия бюджета: вы исключаете необоснованную выплату зарплат за несуществующие переработки.
• Повышение лояльности сотрудников: переработки становятся видимыми и справедливо оплачиваются.
• Быстро обнаруживайте перегруженных работников и устраняйте причины постоянной спешки и авралов.
• Снижение конфликтов: больше никаких споров о количестве отработанных часов.
• Соблюдение законодательства: избегаете штрафов и претензий контролирующих органов. Во многих странах существуют законы, регулирующие максимальное количество часов, которое сотрудник может проработать в неделю или месяце. Несоблюдение этих норм может привести к штрафам и судебным искам. Например, в России Трудовой кодекс устанавливает ограничения на продолжительность периодов трудовой активности и требует оплаты сверхурочных часов.

Пример того, как LanAgent помог маркетинговому агентству повысить эффективность работы на 21%

Маркетинговое агентство занималось созданием рекламных кампаний и продвижением брендов в интернете.

Руководство агентства постоянно сталкивалось с несколькими ключевыми проблемами:
Трудности оценки реальной загрузки сотрудников: было сложно точно определить, сколько времени сотрудники реально посвящают выполнению поставленных задач.
Частые переработки: многие работники жаловались на постоянное ощущение усталости и эмоционального истощения, вызванного нерегулируемым рабочим днём.
Нередко возникали споры по оплате сверхурочного периода занятости, так как отсутствует объективный источник информации о продолжительности рабочего дня.
Возникло непонимание между начальством и подчиненными: руководство считало, что персонал недостаточно загружен, а сами работники чувствовали, что постоянно перерабатывают и их усилия остаются незамеченными.

Как LanAgent решил проблему?

Чтобы справиться с перечисленными трудностями, руководство агентства выбрало решение - внедрить LanAgent.

Вот как это сработало на практике:

• Велся непрерывный мониторинг активности компьютера, программа фиксировала периоды, когда члены коллектива вели активную работу, а когда отдыхали или переключались на личные дела.
• Скриншоты экрана: через заданные интервалы времени система делала снимки экрана, это позволило руководству убедиться, что подчиненные заняты именно решением поставленной задачи.
• Система собирала информацию о том, какими программами пользовались сотрудники и какие сайты открывали чаще всего, что дало понимание структуры рабочего дня.
• Автоматический расчёт переработок: ПО автоматически суммировало часы, отработанные сверх установленной нормы и формировало подробные отчёты.
• Личный кабинет для каждого сотрудника: каждый работник получал доступ к собственному аккаунту, где мог в любой момент посмотреть своё расписание, количество отработанных часов и точное число переработок.

Результаты внедрения:
Уже через два месяца после внедрения LanAgent руководство агентства отметило значительный положительный эффект:

• Рост производительности на 21%.
• Сотрудники стали эффективнее организовывать своё рабочее время.
• Исчезла неопределённость по поводу переработки и оплаты сверхурочных часов, что положительно сказалось на психологическом климате в коллективе.
• Сотрудники перестали испытывать чувство несправедливости, так как каждая минута переработки фиксировалась.
• Руководство стало грамотно планировать нагрузку сотрудников

Генеральный директор агентства, прокомментировала внедрение следующим образом:

Как конкретно LanAgent контролирует переработки и отображает их в отчетах?

Программа LanAgent обладает уникальными возможностями, которые выделяют её среди конкурентов:

• Детализация отчетности: можно увидеть не только суммарное количество переработок, но и точную картину по каждому дню, неделе, месяцу.
• Графики и визуализации: наглядные диаграммы позволяют мгновенно оценить нагрузку на отделы и отдельных членов трудового коллектива.
• Оповещения руководству: система автоматически уведомляет менеджера, если сотрудник превышает установленный предел рабочего времени.
• Контроль продуктивности: софт не просто фиксирует время нахождения сотрудника онлайн на рабочем месте, но и анализирует реальную занятость полезными действиями.

Краткий вывод для руководителей
Если вы до сих пор считаете, что учёт рабочего времени - это второстепенная бюрократическая мелочь, подумайте вот о чём:

• Каждый рубль, потраченный на эффективную систему учёта рабочего времени, возвращается вам десятикратно в виде сэкономленных средств, повышения производительности и снижения текучки кадров.
• Помните: счастливый, справедливым образом оценённый сотрудник принесет вашей компании гораздо больше пользы, чем формально присутствующий или недовольный оплатой своего труда работник.

Будьте уверены - внедрение ПО окупится быстрее, чем вы думаете!

P.S.: Если вам интересна данная тема, рекомендуем ознакомиться с демоверсией LanAgent, возможно, именно эта программа станет вашим надёжным помощником в управлении командой.

Вас может заинтересовать:
Программы учёта рабочего времени с алгоритмами выявления неэффективности работников
Обзор популярных у работодателей программ для контроля сотрудников
Безопасные программы контроля сотрудников для банков и финансовых учреждений