Управление командой в виртуальном офисе – это вызов, который требует новых подходов и инструментов.

Как убедиться, что все работают эффективно, если руководства нет рядом? Как поддерживать мотивацию и вовлеченность, когда нет живого общения?

В данном случае ключом к успеху является сочетание гибкого стиля руководства и актуальных технологических разработок.

В нашей статье мы расскажем о том, как организовать контроль деятельности подчиненных так, чтобы каждый чувствовал себя частью команды, даже находясь далеко друг от друга.

Содержание
1.Преимущества и вызовы виртуального офиса
     - Плюсы и минусы удалённой работы
2.Основные принципы эффективного контроля
     - Важность прозрачности процессов
     - Постановка чётких целей и задач
     - Поддержание регулярной коммуникации
3.Инструменты для мониторинга и управления задачами
     - Использование тайм-трекеров 
     - Программы учета рабочего времени сотрудников и контроля их действий за компьютером
4.Психологические аспекты удалённого контроля
     - Мотивация и поддержка сотрудников
5.Рекомендации по адаптации под разные типы бизнеса
Заключение

Преимущества и вызовы виртуального офиса

Плюсы 

• Гибкость. Члены коллектива могут работать из любой точки мира, при этом выбирать удобное время. 
• Снижение расходов
• Удалённая работа сокращает расходы на аренду офисов, коммунальные услуги, а также другие накладные расходы.
• Расширение кадрового потенциала
• Можно привлекать специалистов из разных регионов, стран, что открывает доступ к более широкому кругу специалистов.
• Повышение удовлетворённости персонала.
• Трудовая деятельность в удаленном формате положительно сказывается на мотивации и лояльности персонала к компании.

Минусы:

• Отсутствие личного взаимодействия
• Недостаток живого общения приводит к снижению уровня доверия и сплоченности в команде.
• Проблемы с концентрацией
• Домашняя обстановка часто отвлекает, особенно если у сотрудника есть семья или домашние животные.
• Технологические барьеры
• Не всегда удаётся наладить стабильную веб-связь, это может препятствовать проведению видеоконференций и оперативному решению задач.
• Ощущение изоляции
• Члены коллектива могут испытывать чувство одиночества и отчуждённости, что негативно сказывается на их психическом состоянии и продуктивности.

2.Основные принципы эффективного контроля

Важность прозрачности процессов
Прозрачность процессов является ключевым элементом успешного управления командой в виртуальном офисе. Она подразумевает открытость всех этапов деятельности, начиная от постановки задач до их завершения. Это поможет избежать недоразумений, повысит доверие между коллективом и руководством.

Почему прозрачность важна:

• Четкие ожидания. Когда процессы ясны и понятны всем участникам, они знают, чего ожидать от коллег и руководителя. Это уменьшает вероятность ошибок, улучшает качество исполнения задач.
• Эффективная обратная связь. Прозрачные процессы помогают отслеживать прогресс, давать обратную связь. Руководитель видит, кто какие задачи выполняет, а подчиненные понимают, соответствует ли их деятельность установленным стандартам.
• Ответственность и подотчетность. Прозрачность повышает ответственность каждого члена команды, поскольку действия и результаты видны всем. Это стимулирует персонал выполнять свои обязанности добросовестно и в срок.
• Налаженная координация. Открытая информация о ходе работы облегчает взаимодействие между отделами и отдельными сотрудниками. 
• Доверие и мотивация. Когда члены трудового коллектива видят, что их вклад заметен и оценен, это укрепляет доверие к руководству и увеличивает мотивацию.
• Постановка чётких задач

Что важно:

• Конкретизация. Цели должны быть ясными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени.
• Определение приоритетов. Нужно установить порядок важности задач, чтобы подчиненные понимали, какая цель приоритетна. Это предотвратит перегрузку и путаницу в работе.
• Детализация. Каждую задачу лучше детально описать, указав сроки исполнения, необходимые результаты и критерии оценки. Чем подробнее описание, тем меньше вероятность недоразумений.
• Обратная связь. 
• Инструменты планирования. Программы для управления проектами, например, Trello, упрощают постановку и мониторинг задач. Они делают информацию понятной для всей команды.

Регулярное общение

Основные принципы :

• Планирование встреч. Регулярные собрания помогают обсуждать текущие задачи, решать  проблемы и координировать действия. Встречи можно проводить онлайн через видеосвязь или аудиозвонки.
• Разнообразие каналов связи. Разные виды коммуникаций требуют применения соответствующих средств: мессенджеры для коротких сообщений, электронная почта для официальной переписки, видеоконференции для обсуждений сложных вопросов.
• Доступность информации. Важные документы, проекты и обновления должны быть доступны всем членам команды. Облачные сервисы хранения данных, например, Google Drive или Dropbox, помогут нужные материалы.
• Культура общения, где каждый сотрудник свободно задаёт вопросы и высказывает свои мысли.
• Инструменты управления проектами позволяют настраивать автоматическое отправление уведомлений и напоминаний о приближающихся дедлайнах или изменениях в задачах. Это помогает участникам команды следить за текущими событиями и вовремя реагировать на новые обстоятельства.

3. Инструменты для мониторинга и управления задачами

Тайм-трекеры

Тайм-трекеры, или таймеры учета времени - ценный инструмент для контроля работы сотрудников в виртуальном офисе. Они помогают отслеживать, сколько времени уходит на решение задач.
Преимущества:

• Распределение времени. Тайм-трекеры показывают, как сотрудники распределяют свое рабочее время и помогают управлять коллективом, избегая непродуктивных привычек, таких как прокрастинация или чрезмерное отвлечение на соцсети.
• Оценка производительности. Анализируя данные, полученные посредством тайм-трекеров, руководители могут понять, насколько эффективно сотрудники выполняют свои обязанности.
• Распределение нагрузки. Тайм-трекеры показывают, кто из сотрудников перегружен работой, а кому стоит поручить дополнительные задачи.
• Финансовый учет. При почасовой оплате труда, тайм-трекеры помогают точно учитывать отработанное время и рассчитывать заработную плату.
• Интеграция с другими инструментами: тайм-трекеры обычно интегрированы с популярными системами управления проектами, что позволяет автоматически фиксировать время, потраченное на каждую задачу.

Программы учета рабочего времени сотрудников и контроля их действий за компьютером

Программы мониторинга активности персонала выходят за рамки простого учета времени и дают больше возможностей для мониторинга, включая запись действий подчиненных на компьютере, скриншоты экрана, открытие сайтов, запуск приложений и др.

Рассмотрим на примере программы «Ланагент».

«Ланагент» — это программное обеспечение для контроля работы сотрудников как на рабочем месте, так и в виртуальных офисах. Софт предназначен для мониторинга действий пользователей за ПК и повышения результатов деятельности всей команды.

Функционал «Ланагента»:

• Учет рабочего времени:
• Автоматический старт таймера при начале работы и его остановка при ее окончании.
• Подробные отчеты о затратах времени на каждый проект или задачу.
• Мониторинг деятельности:
• Запись нажатий клавиатуры (кейлоггер).
• Скриншоты экрана ПК.
• ПО запомнит, какие сайты были открыты пользователем, а также какие  приложения запущены.
• Анализ продуктивности:
• Оценка времени, проведенного на продуктивных и непродуктивных ресурсах.
• Определение наиболее активных и пассивных периодов дня.
• Рейтинг наиболее часто используемых приложений и сайтов
• Создание рейтинга сотрудников по уровню продуктивности

ПО поддерживает интеграцию с различными системами управления проектами и CRM-платформами. 

Ланагент уведомляет о длительных перерывах в работе подчиненных, превышении лимитов времени на непродуктивные ресурсы и других событиях. Уведомления могут приходить руководству с заданным интервалом.

4. Психологические аспекты удаленного контроля

Мотивация и поддержка сотрудников

• В условиях удаленной работы необходимо поддерживать мотивацию работников, вот несколько способов сделать это:
• Признание успехов. Регулярно отмечайте достижения членов коллектива, будь то успешное завершение большого проекта или качественное выполнение небольшой задачи. Это может быть сделано публично на общих собраниях, в корпоративных новостях или в личных сообщениях.
• Обратная связь. Предоставляйте регулярную обратную связь, она как может содержать критику, так и подчеркивать сильные стороны и достижение успехов.
• Социальные мероприятия. Это могут быть общие обеды, игровые сессии или неформальные чаты, где сотрудники могут общаться на личные темы и чувствовать себя частью коллектива.
• Гибкий график. Дайте работникам возможность планировать свой рабочий день, (начинать и заканчивать его в удобное для них время, а также обязательно включите паузы для отдыха). Это снизит уровень стресса и сохранит мотивацию.

5. Рекомендации по адаптации под различные типы бизнеса

Рассмотрим рекомендации по адаптации методов для различных отраслей бизнеса.

Творческая индустрия (дизайн, маркетинг, медиа)
Сделайте акцент на результатах, а не на количестве часов, проведенных за компьютером. Творческим специалистам важно дать свободу для воплощения своих идей.
График работы может быть гибким. Дайте возможность персоналу работать в удобное время.

IT-компании и стартапы
Используйте современные программы для управления проектами и учета рабочего времени. IT-специалисты обычно хорошо разбираются в технологиях и могут эффективно использовать их.

Разработайте систему показателей и KPI, которые будут отслеживать прогресс и качество работы.

Производственные предприятия
Применяйте смешанный подход, объединяя удаленную работу с физическими проверками на месте.Такой подход включает посещение производства, а также проведение видеоконференций для контроля производственных процессов.

Сосредоточьтесь на обеспечении внутренней безопасности и соблюдении высоких стандартов качества продукции.

Сервисные компании (консалтинг, юриспруденция)
Делайте упор на высокое качество обслуживания клиентов. Внедрите системы мониторинга клиентских запросов и обратной связи.

Государственный сектор
Следите за защитой информации и сохранностью личных данных. Установите надежные системы безопасности и регулярно проверяйте их работу.
Обучайте сотрудников правилам кибербезопасности и работе с дистанционными инструментами.

Заключение

Для успешного управления командой на удалёнке нужен комплексный подход, включающий как технические решения, так и внимание к психологии взаимоотношений в коллективе.

Важно правильно использовать инструменты для отслеживания задач, чётко ставить цели и поддерживать постоянную связь с сотрудниками. Всё это поможет эффективно контролировать их работу.

Важно все: взаимное доверие, поддержка, монирониг с помощью ПО. Создавая комфортные условия труда, помогая работникам избежать переутомления, подстраивая методы работы под конкретные задачи, можно значительно повысить производительность и добиться высоких результатов.
 

Вас может заинтересовать:

Улучшение взаимодействия между отделами, благодаря программам контроля

Как сделать использование систем управления проектами более эффективным

Как понять, что сотрудник подрабатывает на стороне в рабочее время

Изображения созданы в Шедеврум и ГигаЧат